Verzendlabels op rol of op A4-vel: wat werkt beter in je verzendproces?

Verzendlabels op rol of verzendlabels op A4-vel: het is een keuze die je eigenlijk maar één keer maakt, en die daarna je hele inpakproces bepaalt. De rol hoort bij een thermische labelprinter en is de standaard zodra je dagelijks verstuurt. Het vel hoort bij je gewone laser- of inkjetprinter en is prima als je af en toe een pakket wegzet. In dit artikel zetten we beide naast elkaar, inclusief het punt waarop overstappen zich terugverdient.

Twee manieren om labels aan te leveren

Een verzendlabel is altijd een zelfklevend etiket, maar de manier waarop het bij je printer komt verschilt. Op een rol zitten de labels achter elkaar op een doorlopende rugstrook, met een klein tussenruimte waaraan de printer herkent waar een label begint en eindigt. Op een A4-vel zitten meestal een of drie labels naast of onder elkaar, uitgestanst in het vel.

Dat verschil bepaalt welke printer je nodig hebt. Een rol vraagt een labelprinter met een rolhouder en een labelstop-sensor. Een vel gaat door de papierlade van een gewone kantoorprinter.

Er is geen kwalitatief verschil in wat er uiteindelijk op de doos zit, mits je het goed doet. Het verschil zit in snelheid, kostprijs per label en het aantal handelingen per pakket.

Verzendlabels op rol: hoe het werkt

Je plaatst de rol in de labelprinter, kalibreert eenmalig en print daarna label voor label. De printer voert automatisch door naar het volgende etiket, dus je pakt het label eraf en plakt het meteen.

Omdat het om direct thermisch papier gaat, is er geen inkt, toner of printlint nodig. De printkop brandt de afdruk in het papier. Dat maakt de kostprijs per label laag en voorspelbaar, en het scheelt een verbruiksartikel dat op kan raken op een druk moment.

Een rol gaat bovendien lang mee. Afhankelijk van de kern passen er 120 tot 1.000 etiketten van 100 x 150 mm op. Bij een grote rol wissel je een keer per week in plaats van een keer per dag. Bekijk het aanbod in de categorie verzendetiketten op rol.

A4-stickervellen: hoe het werkt

Je opent het label als PDF, legt een A4-stickervel in je laser- of inkjetprinter en print. Daarna maak je het label los langs de stanslijnen en plak je het op de doos.

Het grote voordeel is dat je geen extra apparaat nodig hebt. Heb je al een printer op kantoor staan, dan kun je vandaag beginnen. Voor een startende webshop of een bedrijf dat een paar keer per week iets verstuurt, is dat de logische keuze.

De nadelen zitten in de handelingen. Je moet het vel in de lade leggen, het juiste label uitkiezen, het losmaken en de rest van het vel bewaren of weggooien. Gebruik je maar één van de drie labels op een vel, dan gooi je twee derde weg of houd je halve vellen bij. Onze A4-varianten vind je bij A4 stickervellen, en meer achtergrond staat in etiketten op A4 vellen: de complete gids.

Wanneer stap je over?

Reken het uit in tijd, niet in materiaalkosten. Dat maakt de keuze meestal meteen duidelijk.

Met A4-vellen ben je per pakket ongeveer twintig tot dertig seconden extra kwijt: vel pakken, printen, label uitkiezen, losmaken, restant opbergen. Met een rol is dat vrijwel nul, want de printer levert het label kant en klaar aan.

Verstuur je twintig pakketten per week, dan is dat ongeveer tien minuten. Bij honderd pakketten per week loopt het op naar bijna een uur, elke week. Ergens tussen de twintig en dertig pakketten per week ligt het punt waarop een labelprinter zich terugverdient, en dat is nog los van de foutkans bij het uitknippen.

Welke printer bij welk volume hoort staat in verzendlabels printen: welke printer past bij jouw volume.

Kern, roldiameter en wikkelrichting

Kies je voor rollen, dan moet je op drie dingen letten die op een A4-vel niet bestaan.

De kernmaat is het kartonnen hulsje in het midden. Desktopprinters werken met 25 of 40 mm, industriële printers met 76 mm. Past de kern niet op de as, dan loopt de rol scheef of past hij helemaal niet.

De roldiameter bepaalt of de rol in de behuizing past. Een desktopprinter neemt meestal rollen tot ongeveer 125 mm doorsnede, een industriële machine tot 200 mm of meer. Een rol van 1.000 etiketten past dus niet zomaar in elke printer.

De wikkelrichting geeft aan of de etiketten aan de buitenkant of de binnenkant van de rol zitten. De meeste labelprinters verwachten buitengewikkelde rollen, waarbij de bedrukbare kant naar buiten wijst. Een binnengewikkelde rol print dan op de rugzijde. Staat het niet in de productomschrijving, vraag het dan na of vraag een sample aan.

Meer over deze combinatie staat in formaat en afwerking van etiketten op rol.

Kwaliteitsverschil tussen thermisch en laser

Een thermisch label van de rol en een lasergeprint label op vel zien er allebei prima uit, maar ze gedragen zich anders.

Thermische afdrukken zijn scherp en contrastrijk, precies wat een barcodescanner wil. Ze zijn wel gevoelig voor warmte, wrijving en uv-licht. Voor een pakket dat een paar dagen onderweg is, speelt dat geen rol.

Lasergeprinte labels zijn stabieler in de tijd, maar de tonerhechting op glanzend etiketmateriaal kan tegenvallen. Wrijft er iets langs, dan kunnen letters vervagen. Inkjetlabels zijn het kwetsbaarst: inkt loopt uit bij vocht, en daarmee wordt een barcode onbruikbaar.

Print je op vel, gebruik dan bij voorkeur laser en kies etiketmateriaal dat expliciet geschikt is voor laserprinters. Het verschil staat in de verschillen tussen laser- en inkjet etiketten op A4-vellen.

Kostprijs per label vergelijken

Vergelijk niet de prijs per rol met de prijs per doos vellen, maar de prijs per bruikbaar label.

Bij een rol is dat eenvoudig: de prijs van de rol gedeeld door het aantal etiketten. Er komt geen inkt bij, alleen de slijtage van de printkop op de lange termijn.

Bij vellen tel je drie dingen op: de prijs per vel gedeeld door het aantal bruikbare labels, de toner of inkt die je verbruikt, en de labels die je weggooit omdat je het vel niet volledig gebruikt. Dat laatste wordt vaak vergeten en is bij drie labels per vel behoorlijk.

Tel je die posten bij elkaar op, dan is de rol per label vrijwel altijd goedkoper zodra je structureel verstuurt. Bij lage aantallen weegt de aanschaf van een labelprinter zwaarder en wint het vel.

Opslag en houdbaarheid

Thermisch papier op rol bewaar je droog en donker, niet naast een verwarming en niet in direct zonlicht. Onder die omstandigheden blijft een rol jaren goed. Ligt een rol maandenlang op een warme plek, dan kan het papier grijzig worden en verliest de afdruk contrast.

A4-stickervellen bewaar je plat en in de originele verpakking. Vellen die krom trekken door vocht geven papierstoringen in je laserprinter, en een half doorgevoerd vel met lijm is een vervelende klus om eruit te halen.

Voor beide geldt: koop niet extreem vooruit, maar zorg wel dat je door een piekperiode heen komt. Zonder labels ligt je verzendproces stil.

Allebei gebruiken kan ook

Veel bedrijven kiezen niet, maar combineren. De rol is het werkpaard voor de dagelijkse stroom, en een doos A4-vellen ligt achter de hand als noodvoorraad.

Dat is verstandiger dan het klinkt. Valt je labelprinter uit op een maandagochtend, dan kun je met vellen en je kantoorprinter gewoon door. Je verliest wat tijd, maar je zendingen gaan de deur uit.

Ook handig: voor uitzonderingen zoals een label met extra documenten of een afwijkend formaat is een vel soms praktischer dan het omstellen van je labelprinter. De achtergrond bij al deze keuzes staat in onze complete gids over verzendlabels en verzendetiketten.

Linerless: de derde route

Naast rollen met rugstrook en A4-vellen bestaat er een derde variant: linerless labels. Die hebben geen rugpapier. De labels liggen tegen elkaar aan op de rol en zijn aan de bovenzijde voorzien van een coating die voorkomt dat ze aan elkaar plakken.

Het voordeel is duidelijk. Je gooit geen rugstrook weg, wat per rol een flinke hoeveelheid siliconenpapier scheelt. Bovendien passen er meer labels op een rol van dezelfde diameter, dus je wisselt minder vaak.

Er zijn ook beperkingen. Je hebt een printer nodig die geschikt is voor linerless, met een antikleefwals en meestal een snijmes, want de labellengte bepaal je bij het snijden. Niet elke labelprinter kan dat.

Voor bedrijven die duurzaamheid meewegen en veel labels printen, is het het onderzoeken waard. Voor een webshop met een desktopprinter is een gewone rol voorlopig de praktischere keuze. Zie ook duurzaam etiketteren in de logistiek.

Hoeveel rollen of vellen heb je per maand nodig?

Een simpele rekensom voorkomt dat je zonder komt te zitten, en ook dat je een kast vol legt die je in een jaar niet opmaakt.

Neem je gemiddelde aantal zendingen per week en vermenigvuldig dat met 4,3 voor een maand. Tel daar ongeveer tien procent bij op voor misprints, testlabels en drukke weken. Deel het totaal door het aantal etiketten per rol, en je weet hoeveel rollen je per maand nodig hebt.

Een voorbeeld: verstuur je 250 pakketten per week, dan kom je op ongeveer 1.180 labels per maand. Met rollen van 500 etiketten zijn dat er ruim twee, met rollen van 1.000 iets meer dan één.

Bestel je in dozen, kijk dan hoeveel rollen daarin zitten en hoeveel maanden je daarmee vooruit kunt. Bij een houdbaarheid van jaren is drie tot zes maanden voorraad prima, zeker als je richting het vierde kwartaal gaat. Bekijk de mogelijkheden bij verzendetiketten op rol.

Wisselen tussen rol en vel

Werk je normaal met rollen maar print je af en toe op vel, houd dan twee dingen in de gaten.

Print je op een A4-vel, controleer dan altijd of de schaal op honderd procent staat. Je gewone kantoorprinter probeert standaard binnen de marges te blijven en verkleint dan het hele label, inclusief de barcode.

Ga je terug naar de rol, dan moet je labelprinter opnieuw gekalibreerd worden als je van formaat wisselt. Sla je die stap over, dan voert de printer labels door zonder te printen of print hij half over de labelrand heen.

Houd tot slot je twee voorraden gescheiden en gelabeld. Een doos vellen die tussen de rollen belandt, wordt vergeten en trekt na een tijd krom.

Veelgestelde vragen over verzendlabels op rol en op vel

Wat is beter: verzendlabels op rol of op A4-vel?

Voor structureel verzenden is de rol beter: sneller, goedkoper per label en minder handelingen. Voor enkele pakketten per week volstaat een A4-stickervel met je bestaande laserprinter.

Vanaf hoeveel pakketten loont een labelprinter?

In de praktijk rond twintig tot dertig pakketten per week. Vanaf dat punt weegt de tijdwinst per pakket op tegen de aanschaf van de printer.

Welke kernmaat heb ik nodig?

Dat hangt af van je printer: 25 of 40 mm bij desktopprinters, 76 mm bij industriële machines. De kernmaat staat in de handleiding van je printer en in de productomschrijving van de rol.

Wat is wikkelrichting en waarom is het belangrijk?

De wikkelrichting geeft aan of de etiketten aan de buiten- of binnenkant van de rol zitten. De meeste labelprinters verwachten buitengewikkelde rollen. Bij een verkeerde richting print de printer op de rugzijde.

Kan ik verzendlabels op een inkjetprinter printen?

Het kan, maar het wordt afgeraden. Inkt loopt uit bij vocht en dat maakt een barcode onbruikbaar. Gebruik bij vellen liever een laserprinter met etiketmateriaal dat daarvoor geschikt is.

Hoe lang blijven verzendlabels goed?

Bij droge, donkere opslag blijven thermische rollen jaren bruikbaar. A4-vellen bewaar je plat in de originele verpakking, zodat ze niet krom trekken en papierstoringen geven.

Conclusie

De keuze tussen verzendlabels op rol of op A4-vel is een keuze tussen snelheid en instapdrempel. Verstuur je dagelijks, dan is de rol met een thermische labelprinter de logische route: minder handelingen, lagere kostprijs en geen inkt. Verstuur je af en toe, dan doen vellen prima hun werk.

Weet je niet zeker welke rol of welk vel bij jouw printer past? Vraag een sample aan bij Etikon Webshop of neem contact op. Bekijk ons aanbod etiketten op rol en verzendlabels.