Verzendlabels printen: welke printer past bij jouw volume?

Zoek je een printer voor verzendlabels, dan is de vraag niet welk merk het beste is, maar welke printer bij jouw volume past. Een webshop die vijftien pakketten per dag verstuurt heeft iets heel anders nodig dan een magazijn dat er tweeduizend wegzet. In dit artikel lopen we de drie klassen labelprinters langs, met de specificaties die er echt toe doen: printbreedte, resolutie, aansluitingen en de kernmaat van de rollen die erin passen.

Waarom een thermische labelprinter en geen gewone printer

Een verzendlabel print je in principe ook op een A4-vel met een laserprinter. Dat werkt, maar het schaalt niet. Je moet vellen bijvullen, etiketten losmaken en de rest van het vel weggooien of bewaren. Bij meer dan een paar tientallen pakketten per week gaat dat tijd kosten.

Een thermische labelprinter werkt anders. Die trekt labels van een rol en brandt de afdruk rechtstreeks in het warmtegevoelige papier. Geen inkt, geen toner, geen printlint. Je enige verbruiksartikel is de rol labels zelf. Dat maakt de kostprijs per label laag en voorspelbaar.

Daar komt bij dat een labelprinter sneller is. Waar een laserprinter opwarmt en een heel vel doorvoert, spuugt een labelprinter het volgende etiket uit zodra je op printen drukt. Bij het inpakken scheelt dat seconden per pakket, en dat telt op.

Meer achtergrond over de techniek staat in wat zijn thermische etiketten en hoe werken ze.

Printbreedte: 4 inch is de ondergrens

Dit is de eerste harde eis. Een verzendlabel is 100 tot 102 mm breed, en dus heb je een printer nodig die minstens 4 inch print. In de specificaties staat dat als een printbreedte van ongeveer 104 mm of 4,09 inch.

Compacte printers van 2 of 3 inch zijn er voor prijsetiketten, barcodestickers op producten en kleine adreslabels. Ze zijn goedkoper en dat maakt ze verleidelijk, maar op een verzendlabel van 100 mm breed kunnen ze niet printen. Kijk dus altijd eerst naar de printbreedte voordat je verder kijkt naar snelheid of prijs.

Print je ook langere labels, zoals de 102 x 210 mm voor DHL, let dan op de maximale printlengte. De meeste 4-inch printers halen dat moeiteloos, maar bij de kleinste modellen loop je soms tegen een grens aan. Welke formaten je nodig hebt per vervoerder staat in welk formaat verzendlabel heb je nodig.

Resolutie: 203 of 300 dpi

Labelprinters komen in twee gangbare resoluties. 203 dpi is de standaard, 300 dpi is de fijnere variant.

Voor verzendlabels is 203 dpi ruim voldoende. Adresregels, servicecodes en de gebruikelijke streepjescodes komen er scherp uit. Elke vervoerder ontwerpt zijn labels zo dat ze op 203 dpi te printen zijn, want dat is wat de meeste verzenders hebben staan.

300 dpi wordt interessant als je kleine lettertypes gebruikt, veel informatie op een klein etiket kwijt moet of met 2D-codes als DataMatrix en QR werkt. Dat speelt eerder bij productetiketten en logistieke labels dan bij pakketlabels. Print je beide soorten op dezelfde machine, dan is 300 dpi het veiligst.

Een detail dat vaak vergeten wordt: een 300 dpi printkop is duurder om te vervangen. Print je vooral verzendlabels, dan is 203 dpi op de lange termijn goedkoper.

Drie klassen, gekozen op volume

De grenzen zijn richtlijnen, geen wetten. Een desktopprinter gaat niet stuk van 150 labels op een drukke dag, maar wel als je dat elke dag doet. Een printkop heeft een levensduur die je in kilometers papier meet, en die slijt sneller naarmate je meer print.

In onze categorieën vind je beide kanten van dat spectrum: desktop labelprinters voor de inpaktafel en industriële labelprinters van merken als Sato en Honeywell voor continu gebruik.

Direct thermisch of thermotransfer

Je ziet bij veel modellen twee varianten, bijvoorbeeld een dt-versie en een tt-versie. De dt staat voor direct thermal, de tt voor thermal transfer.

Voor verzendlabels kies je direct thermisch. Het label is enkele dagen onderweg en hoeft daarna niet meer leesbaar te zijn. Je bespaart de kosten en de handelingen van een printlint.

Print je op dezelfde machine ook etiketten die maanden of jaren mee moeten, bijvoorbeeld voorraadlabels in het magazijn of typeplaatjes, dan is een thermotransfer-model handiger. Je kunt zo’n printer meestal ook zonder lint gebruiken en dus beide kanten op. Het verschil staat uitgelegd in direct thermisch versus thermotransfer, en over de linten zelf lees je meer bij printlint.

Aansluitingen en meerdere inpakstations

Bij één inpaktafel volstaat een USB-aansluiting. Zodra er twee of meer mensen tegelijk inpakken, wil je de printer in het netwerk hangen. Met een ethernet- of wifi-aansluiting kan iedere werkplek en iedere verzendsoftware naar dezelfde printer sturen.

Werk je met een cloudoplossing voor je verzendingen, dan heb je vaak een printerbrug of printagent nodig die op een computer in je netwerk draait. Kijk daarom of de printer wordt ondersteund door de software die je gebruikt, en niet alleen of de stekker past.

Groei je door naar meerdere stations, dan is het slim om per station een printer neer te zetten met een vast formaat. Eén printer met 100 x 150 mm en één met 102 x 210 mm voor DHL, zodat niemand meer rollen hoeft te wisselen. Hoe je die routing inricht staat in verzendlabel maken en printen.

Kern, roldiameter en handige extra’s

Een printer stelt eisen aan de rollen die erin passen. Twee maten zijn bepalend: de kern van de rol en de maximale roldiameter.

Desktopprinters werken met een kern van 25 mm, soms 40 mm, en nemen rollen tot ongeveer 125 mm doorsnede. Industriële printers hebben een kern van 76 mm en slikken rollen tot 200 mm of meer. Dat is precies waarom er op een industriële rol veel meer labels passen: je wisselt minder vaak.

Verder zijn er twee opties die in de praktijk veel schelen. Een snijmes snijdt elk label los, handig als je labels wilt verzamelen of in een bak wilt laten vallen. Een afpelfunctie trekt de rugzijde eraf en biedt het label kleefklaar aan, wat scheelt bij handmatig plakken op tempo.

Twijfel je welke rollen bij jouw printer horen? In welke printer heb je nodig voor etiketten op rol gaan we dieper op die combinatie in.

Wat kost het printen van een verzendlabel?

De aanschaf van de printer is maar een deel van het verhaal. Reken door over drie jaar, dan zie je pas wat een keuze echt kost.

Bij direct thermisch bestaat je verbruik uit één ding: de labels. Er komen geen linten, inkt of toner bij. Wat je wel meeneemt is de printkop, want die slijt. Bij een desktopprinter die je zwaar belast, vervang je die eerder dan bij een industriële machine die dezelfde aantallen makkelijk aankan.

Neem ook de tijd mee. Als je met kleine rollen van 120 etiketten drie keer per dag een rol wisselt, ben je per jaar zo een paar volle werkdagen kwijt aan rolwissels. Grotere rollen op een kern van 76 mm zijn per label goedkoper en kosten minder handelingen.

Zo kies je in vier stappen

Stap één: tel je labels op een piekdag, niet op een gemiddelde dag. Stap twee: bepaal welke formaten je nodig hebt, dus of DHL erbij zit. Stap drie: kijk of één printer volstaat of dat je er meerdere in het netwerk wilt hangen. Stap vier: check de kernmaat en de maximale roldiameter, zodat je meteen de juiste rollen kunt bestellen.

Kom je er niet uit, leg je situatie dan voor. Bij Etikon Webshop kijken we naar je volume, je verpakking en je software en adviseren we wat er echt nodig is, niet wat er het meeste kost. Alle achtergrond over verzendlabels staat in onze complete gids over verzendlabels.

Snelheid en duty cycle: wat zeggen die specificaties?

In de specificatiebladen van labelprinters kom je twee getallen tegen die vaak verkeerd gelezen worden.

De printsnelheid staat in millimeters per seconde of in inches per seconde. Een desktopprinter haalt vaak 100 tot 150 mm per seconde, een industriële machine het dubbele. Voor een label van 150 mm lang scheelt dat ongeveer een halve seconde per label. Bij tien labels per dag merk je daar niets van, bij duizend labels loopt het op tot minuten per dag.

De duty cycle geeft aan hoeveel labels of hoeveel meter papier een printer per dag of per maand aankan zonder versneld te slijten. Dit getal is belangrijker dan snelheid. Een printer die je structureel boven zijn duty cycle belast, gaat niet meteen stuk, maar de printkop slijt sneller en dat zie je terug in vage afdrukken en vervangingskosten.

Kijk dus eerst naar duty cycle en pas daarna naar snelheid. Een printer die je piekvolume met gemak aankan, gaat jaren mee.

Onderhoud en de levensduur van de printkop

De printkop is het onderdeel dat slijt. De levensduur wordt uitgedrukt in kilometers papier, en die haal je alleen als je hem goed behandelt.

Maak de kop schoon bij elke rolwissel met een reinigingsstift of isopropylalcohol. Stof, lijmresten en papierslijpsel verbranden anders vast op de verwarmingselementen en veroorzaken witte strepen in je afdruk. Loopt zo’n streep door een barcode, dan is die code onbruikbaar.

Stel de printtemperatuur niet hoger in dan nodig. Elke graad extra kost levensduur. Zoek de laagste instelling waarbij de streepjes strak zwart zijn en het wit echt wit blijft.

Gebruik tot slot labels van goede kwaliteit. Papier met veel stof of met een ruwe snijrand slijt de kop sneller dan glad, schoon materiaal. Meer over onderhoud staat in hoe onderhoud je een labelprinter voor optimale prestaties.

Veelgestelde vragen over printers voor verzendlabels

Welke printer heb ik nodig voor PostNL en DHL labels?

Een thermische labelprinter die minstens 4 inch breed print. Voor PostNL print je 100 x 150 mm, voor DHL 102 x 210 mm. Beide formaten passen op vrijwel elke 4-inch labelprinter, mits je het formaat goed instelt in de driver.

Kan ik verzendlabels printen met een gewone laserprinter?

Ja, op A4-stickervellen. Dat werkt prima tot enkele tientallen pakketten per week. Daarboven kost het losmaken en bijhouden van vellen meer tijd dan een labelprinter je bespaart.

Heb ik printlint nodig voor verzendlabels?

Nee. Verzendlabels zijn direct thermisch, de afdruk ontstaat door warmte in het papier zelf. Printlint heb je alleen nodig bij thermotransfer, voor etiketten die lang leesbaar moeten blijven.

Is 203 dpi genoeg voor een verzendlabel?

Ja. Vervoerders ontwerpen hun labels zo dat ze op 203 dpi scherp en scanbaar zijn. 300 dpi heb je alleen nodig bij kleine lettertypes of 2D-codes zoals DataMatrix.

Hoeveel labels per dag kan een desktopprinter aan?

Als richtlijn ongeveer honderd per dag. Meer kan incidenteel, maar bij dagelijkse hoge volumes slijt de printkop sneller en loop je tegen wachttijden aan. Vanaf een paar honderd labels per dag is een zwaardere machine verstandiger.

Kan ik één printer delen met meerdere inpakstations?

Dat kan met een netwerkaansluiting of wifi. Houd er rekening mee dat er dan één formaat in zit. Werk je met verschillende vervoerders, dan is een tweede printer per formaat vaak praktischer.

Conclusie

Een printer voor verzendlabels kies je op drie dingen: printbreedte van minstens 4 inch, direct thermisch en een klasse die past bij je piekvolume. De rest, van resolutie tot snijmes, is verfijning. Stem daarna de kernmaat van je rollen af op de printer, dan werkt het geheel vanaf dag één.

Wil je weten welke printer en welke labels bij jouw verzendproces horen? Neem contact op met Etikon Webshop of vraag een sample aan. Bekijk ook ons aanbod etikettenprinters en verzendlabels.