Verzendlabel maken en printen: stappenplan voor webshops

Een verzendlabel maken is niet ingewikkeld, maar het verschil tussen een proces dat soepel loopt en eentje dat elke dag hapert zit in de details. Het juiste formaat, de juiste printerinstellingen en een adres dat klopt zonder overtypen. In dit stappenplan lopen we het hele traject langs, van bestelling tot geplakt label, met de keuzes die je maakt naarmate je volume groeit.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Voor je het eerste label maakt, moet vier dingen kloppen. Een account bij de vervoerder of bij een verzendplatform. Blanco labels in het juiste formaat, meestal 100 x 150 mm en voor DHL 102 x 210 mm. Een labelprinter die minstens 4 inch breed print, of A4-stickervellen als je met kleine aantallen werkt. En een computer of tablet met toegang tot je bestellingen.

Ontbreekt een van die vier, dan loop je later vast. Vooral het formaat wordt onderschat: labels bestellen die niet bij je printer passen is de meest gemaakte beginnersfout. Welk formaat bij welke vervoerder hoort staat in welk formaat verzendlabel heb je nodig.

Stap 1: kies je route

Er zijn drie manieren om aan een verzendlabel te komen, en de keuze hangt af van hoeveel je verstuurt.

Via het portaal van de vervoerder. Je logt in, vult het adres in, kiest de service en downloadt een PDF. Prima voor een paar zendingen per week, maar je typt alles over en dat kost tijd en fouten.

Via verzendsoftware. Zo’n platform koppelt aan je webshop, haalt de orders op en maakt met één klik labels aan, ook voor meerdere vervoerders tegelijk. Je vergelijkt tarieven, kiest per zending de beste optie en print rechtstreeks. Dit is voor de meeste webshops de logische stap zodra je dagelijks verstuurt.

Via je eigen WMS of ERP. Bij grotere volumes zit de labelstap in je magazijnsysteem. Labelsoftware vult de variabele gegevens in en stuurt het label naar de printer bij het juiste inpakstation. Hoe je die koppeling opzet lees je in labelsoftware integreren met je bestaande bedrijfssoftware.

Stap 2: zorg dat het adres klopt

Onbestelbare pakketten zijn bijna altijd terug te voeren op een adres, niet op een label. Een ontbrekend huisnummer, een verkeerde postcode of een afleveradres dat in het opmerkingenveld staat in plaats van in het adresveld.

Laat je software het adres rechtstreeks uit de order halen en typ niets over. Gebruik postcodevalidatie als je systeem dat aanbiedt. En zorg dat een afwijkend afleveradres een eigen veld heeft, niet een notitie die iemand handmatig moet lezen.

Verstuur je naar het buitenland, controleer dan of het land en de postcodenotatie in het juiste formaat staan. Een Belgische postcode is vier cijfers, een Duitse vijf. Software die dat afdwingt voorkomt zendingen die in een handmatige stroom belanden.

Stap 3: label aanmaken en service kiezen

Bij het aanmaken kies je meer dan alleen de vervoerder. Je kiest ook de service: bezorging aan huis of bij een servicepunt, met of zonder handtekening, verzekerd of standaard, en het gewicht en de afmetingen van de zending.

Die keuzes bepalen wat er op het label komt en wat je betaalt. Een verkeerd opgegeven gewicht leidt tot naheffingen achteraf, en dat is een van de vervelendste verrassingen op een verzendfactuur. Weeg dus, of gebruik vaste gewichten per verpakking als je assortiment dat toelaat.

Werk je met retouren, maak dan direct duidelijk of je een retourlabel meestuurt of digitaal aanbiedt. Bij een meegestuurd label print je twee labels per order, en dat telt op in je verbruik.

Stap 4: printen op ware grootte

Nu komt de stap waar in de praktijk de meeste labels sneuvelen. Het label is aangemaakt, maar de printer krijgt de verkeerde instructie.

Zorg eerst dat de rol goed ligt en dat de geleiders strak tegen het label aan staan. Kalibreer daarna de printer, zodat hij weet waar het ene label eindigt en het volgende begint. Bij een rolwissel naar een ander formaat is dat verplicht.

Stel in de printerdriver het papierformaat in op het formaat van je rol, dus 100 x 150 mm of 102 x 210 mm. Zet bij het afdrukken de schaal op honderd procent en vink opties als passend maken uit. Schaalt de printer namelijk mee, dan krimpt de barcode en verliest die de rustzone die scanners nodig hebben.

Print één testlabel, leg een liniaal langs de randen en controleer de maat. Klopt het, dan staat je printer goed tot je van formaat wisselt. Tips om storingen te voorkomen staan in storingsvrij printen van etiketten op rol.

Stap 5: plakken op de juiste plek

Een goed geprint label kan alsnog uit de sortering vallen door de plek waar het zit. Drie regels helpen.

Plak het label op één plat vlak. Niet over een randje, niet over een naad en niet om de hoek van de doos. Een gebogen barcode geeft een vervormd scanbeeld.

Plak niet over tape heen, en plak ook geen tape over het label. Glanzend plastic geeft reflectie bij het scannen, waardoor de code niet gelezen wordt.

Zorg dat het oppervlak schoon en droog is. Op een stoffige, vochtige of koude doos hecht lijm minder goed en komt een hoek los, precies waar de sorteerband hem meepakt. Welke lijm bij welk oppervlak past staat in kleefsystemen bij etiketten.

Van handmatig naar batch

Zolang je een paar pakketten per dag verstuurt, is label voor label werken prima. Rond de vijftig zendingen per dag begint het te knellen.

De eerste winst zit in batchprinten. Je selecteert alle openstaande orders, laat de software in één keer alle labels aanmaken en print ze in de volgorde waarin je inpakt. Je loopt dan niet meer tussen scherm en printer heen en weer.

De tweede winst zit in scannen. Je scant de barcode op de pakbon en het bijbehorende label rolt eruit. Dat sluit de kans uit dat je het verkeerde label op de verkeerde doos plakt, en dat is een fout die je een klant kost.

De derde winst zit in regels. Je software kiest automatisch de vervoerder op basis van gewicht, land en servicewens. Wat automatisering precies oplevert staat in automatisering van etiketteerprocessen met labelsoftware.

Meerdere inpakstations en printerrouting

Groeit je verzendafdeling, dan wil je labels niet meer via één USB-kabel laten lopen. Hang je printers in het netwerk, met een vast IP-adres of via de printerbrug van je verzendsoftware.

Geef elke printer een duidelijke naam die aangeeft wat erin zit, bijvoorbeeld het station en het formaat. Zo weet iedereen waar een label uitkomt en voorkom je dat een DHL-label op de PostNL-printer belandt.

Werk je met twee formaten, zet dan bij voorkeur twee printers neer in plaats van te wisselen. Elke wissel kost een kalibratie en een testlabel, en tien keer per dag wisselen is een half uur werk dat je niet terugziet.

Welke printerklasse bij welk volume hoort staat in verzendlabels printen: welke printer past bij jouw volume.

De fouten die het proces vertragen

De volledige achtergrond over materialen, formaten en printers staat in onze complete gids over verzendlabels en verzendetiketten.

Voorbereiden op de piekperiode

In de laatste maanden van het jaar verdubbelt of verdrievoudigt het aantal zendingen bij veel webshops. Precies dan wil je geen verrassingen in je labelproces.

Bereken je labelverbruik voor de piek en bestel op tijd bij. Reken met je hoogste week van vorig jaar, niet met een gemiddelde. Thermisch papier blijft bij droge en donkere opslag jaren goed, dus een ruime voorraad is geen risico.

Controleer voor de piek je printer: maak de printkop schoon, print een testlabel en scan die. Zie je nu al een vage afdruk of een witte streep, dan wordt dat onder druk alleen maar erger.

Leg een reserve klaar. Een tweede printer of een doos A4-stickervellen met je gewone laserprinter zorgt dat je door kunt als je hoofdprinter uitvalt. Op een drukke maandag in december is dat het verschil tussen doorwerken en stilstaan.

Spreek tot slot een cut-off af en communiceer die naar je klanten. Duidelijkheid over wanneer een order nog dezelfde dag de deur uitgaat, scheelt vragen aan je klantenservice.

Checklist voor een nieuw inpakstation

Richt je een extra inpaktafel in, loop dan deze punten na. Dan werkt het station vanaf dag één zoals het hoort.

Printer en formaat. Welk formaat komt hier standaard uit? Geef de printer een naam die dat aangeeft, zodat niemand een DHL-label naar de verkeerde machine stuurt.

Netwerk. Hang de printer aan het netwerk in plaats van aan één computer via USB. Zo kunnen alle werkplekken en je software erbij.

Voorraad binnen handbereik. Leg minstens één reserverol onder de tafel. Rolwissels midden in een piek zijn vervelend genoeg zonder zoeken.

Scanner. Een scanner bij de pakbon voorkomt dat het verkeerde label op de verkeerde doos belandt. Dat is de duurste fout in het proces.

Testroutine. Print elke ochtend één testlabel en scan het voordat de eerste order de deur uitgaat.

Wat je proces je oplevert in tijd

Het loont om een keer te meten hoeveel tijd een zending je kost, van order tot geplakt label. De meeste bedrijven schatten dat te laag in.

Reken met een handmatig proces waarbij je adressen overtypt en labels op A4 print: dat is al snel een minuut per zending. Bij honderd zendingen per dag is dat bijna twee uur werk. Met een gekoppelde verzendsoftware en een labelprinter kom je op vijftien tot twintig seconden per zending, en dus op een half uur.

Die anderhalf uur per dag is de echte opbrengst van een goed ingericht proces. De labels en de printer zijn daarbij het kleinste onderdeel van de rekensom, maar wel de voorwaarde om de rest te laten werken.

Veelgestelde vragen over verzendlabels maken

Hoe maak ik een verzendlabel voor mijn webshop?

Via het portaal van de vervoerder, via verzendsoftware die aan je webshop koppelt, of via je eigen magazijnsysteem. Vanaf een handvol zendingen per dag is verzendsoftware de snelste route, omdat je adressen niet meer overtypt.

Kan ik verzendlabels in batch printen?

Ja, vrijwel alle verzendplatforms bieden batchprinten. Je selecteert de openstaande orders, maakt in één keer alle labels aan en print ze in de volgorde waarin je inpakt.

Wat kost het om een verzendlabel te printen?

Bij direct thermisch printen betaal je alleen het label zelf, want er komt geen inkt, toner of lint aan te pas. Wel slijt de printkop, dus reken die over de levensduur mee in je kostprijs.

Waarom print mijn label half of verschoven?

Meestal staat het formaat in de printerdriver anders dan het formaat van de rol, of is de printer niet gekalibreerd na een rolwissel. Stel het formaat in, kalibreer opnieuw en print een testlabel.

Mag ik het verzendlabel over tape plakken?

Doe dat niet. Glanzend plastic geeft reflectie bij het scannen en een label op tape laat sneller los. Plak het label direct op een schoon, plat stuk karton.

Hoeveel labels moet ik op voorraad hebben?

Reken je gemiddelde aantal zendingen per week maal vier, plus ongeveer tien procent marge voor misprints en pieken. Thermisch papier blijft bij droge en donkere opslag jaren goed, dus vooruit bestellen kan prima.

Conclusie

Een verzendlabel maken is een kwestie van vijf stappen: route kiezen, adres kloppend krijgen, label aanmaken, op ware grootte printen en op de juiste plek plakken. Wie die vijf stappen goed inricht, heeft er daarna geen omkijken meer naar, ook niet als het volume verdubbelt.

Wil je weten welke labels en printers bij jouw verzendproces passen? Neem contact op met Etikon Webshop of vraag een sample aan, dan testen we het met jouw eigen apparaat. Bekijk ons aanbod verzendlabels en etikettenprinters.