Welk formaat verzendlabel heb je nodig? 100 x 150 en 102 x 210 uitgelegd

Het juiste verzendlabel formaat kiezen lijkt een detail, maar het is de eerste vraag die je moet beantwoorden voordat je labels bestelt. Kies je verkeerd, dan past de vrachtbrief niet, valt de barcode weg of moet je pakketten opnieuw labelen. In dit artikel zetten we alle gangbare formaten op een rij, per vervoerder, met de kernmaten en aantallen die erbij horen. En we laten zien hoe je het formaat goed instelt in je printer, want daar gaat het net zo vaak mis als bij de bestelling.

Het standaardformaat: 100 x 150 mm

Verreweg de meeste verzendlabels in Nederland en België hebben het formaat 100 x 150 mm. Dat is niet toevallig zo gegroeid: het is de Europese vertaling van het internationale 4 x 6 inch formaat, en vrijwel alle labelprinters met een printbreedte van 4 inch zijn erop gebouwd.

Op dat oppervlak past alles wat een vervoerder nodig heeft: het bezorgadres, het afzenderadres, de barcode met het zendingnummer, de routecode voor het sorteercentrum en eventueel een servicecode voor bijvoorbeeld avondlevering of een pakketpunt. De vervoerder levert het label aan als PDF of PNG in precies dat formaat, dus je hoeft er zelf niets aan te schalen.

Belangrijk om te weten: schalen is juist wat je moet vermijden. Als je een label van 100 x 150 mm verkleint om het op een kleiner etiket te krijgen, dan krimpt de barcode mee. Streepjes worden smaller, de rustzone rond de code wordt kleiner en de scanner in het sorteercentrum haakt af. Print altijd op ware grootte.

Waarom DHL een ander formaat gebruikt

DHL is in Nederland de uitzondering. Waar andere vervoerders uit de voeten kunnen met 150 mm hoogte, heeft DHL een langer label nodig van 102 x 210 mm. De reden is praktisch: op het DHL-label staat naast de gebruikelijke gegevens ook een deel dat als vrachtbrief of retourstrook dient.

Bestel je per ongeluk 100 x 150 mm voor DHL-zendingen, dan valt het onderste deel van het label weg. In het gunstigste geval mis je de retourstrook, in het ongunstigste geval een deel van de barcode. Beide leveren gedoe op bij de aanbieding van je zending.

Sommige webshops kiezen ervoor om alles op 102 x 210 mm te doen, ook de PostNL-zendingen. Dat kan technisch, maar je betaalt dan wel voor papier dat je niet gebruikt en je labels ogen slordig op kleine dozen. Voor de meeste verzenders is het praktischer om twee formaten op de plank te hebben.

Alle formaten per vervoerder op een rij

Bekijk per vervoerder wat er beschikbaar is in onze categorieën PostNL verzendlabels, DHL verzendlabels, UPS labels, GLS labels en FedEx labels.

100 x 150, 102 x 150 of 4 x 6 inch

Je komt deze drie aanduidingen door elkaar tegen, en dat leidt geregeld tot twijfel bij het bestellen. In de praktijk gaat het om hetzelfde formaat.

4 x 6 inch is exact 101,6 x 152,4 mm. Fabrikanten ronden dat af naar 100 x 150 mm of naar 102 x 150 mm. Het verschil van twee millimeter valt binnen de tolerantie van elke labelprinter en van elke vervoerder. Een label van 102 x 150 mm in een printer die op 100 x 150 mm staat ingesteld, werkt gewoon.

Let wel op als een leverancier een duidelijk afwijkend formaat noemt, bijvoorbeeld 105 x 148 mm. Dat is A6-formaat en dat is wél anders. Het is nog steeds bruikbaar voor de meeste vervoerders, maar de labelstop-sensor van je printer moet dan opnieuw gekalibreerd worden.

Kern en aantal per rol horen bij het formaat

Het formaat van je label bepaalt samen met de kernmaat hoeveel etiketten er op een rol passen. En de kernmaat bepaalt of de rol in je printer past. Die drie hangen dus aan elkaar vast.

Een kern van 25 mm hoort bij desktopprinters. Op zo’n kleine kern past bij 100 x 150 mm ongeveer 120 tot 500 etiketten, afhankelijk van de maximale roldiameter van je printer. Een kern van 40 mm zie je bij sommige merken desktopprinters. Een kern van 76 mm is de industriële standaard, en daar passen tot 1.000 etiketten van 100 x 150 mm op.

Voor de langere DHL-labels van 102 x 210 mm liggen de aantallen lager, simpelweg omdat elk etiket meer papier kost. Reken op ongeveer 210 etiketten op een kern van 25 mm en 640 op een kern van 76 mm.

Kijk dus altijd naar drie dingen tegelijk bij het bestellen: het labelformaat, de kernmaat en de maximale roldiameter van je printer. Alle drie staan ze in de handleiding van je printer. Twijfel je? Vraag een sample aan, dan test je het met je eigen apparaat.

Met of zonder scheurperforatie

Bij langere labels, zoals de 102 x 210 mm voor DHL, kun je kiezen tussen een uitvoering met of zonder scheurperforatie. Die perforatie zit horizontaal in het label en maakt het mogelijk om een deel af te scheuren.

Werk je met een printer die de labels automatisch afsnijdt of afpelt, dan heb je die perforatie niet nodig. Scheur je labels met de hand van de rol, dan werkt een perforatie prettiger en scheurt er minder mis.

Er is nog een reden om erover na te denken. Bij sommige vervoerders wordt een deel van het label als retour- of ontvangstbewijs gebruikt. Een perforatie op de juiste plek scheelt dan knippen aan de inpaktafel.

Het juiste formaat instellen in je printer

Dit is de stap die de meeste handleidingen overslaan, en juist hier gaat het vaak mis. Je kunt de goede labels hebben en toch halve of scheve afdrukken krijgen.

Doe het in deze volgorde. Plaats eerst de rol en zorg dat de geleiders strak tegen het label aanliggen, zonder te knellen. Kalibreer daarna de printer, zodat hij de labelstop herkent. Bij de meeste printers doe je dat met een knopcombinatie of via het configuratieprogramma. De printer voert dan een paar labels door om de lengte te meten.

Stel vervolgens het formaat in de printerdriver op je computer in. Kies daar exact 100 x 150 mm, of het formaat dat je gebruikt. Staat de driver nog op A4 of op een ander standaardformaat, dan schaalt Windows je label en krijg je een verkleinde afdruk met een onleesbare barcode.

Print tot slot een testlabel en houd er een liniaal langs. Klopt de maat, dan staat alles goed. Meer over het instellen en storingsvrij houden van je printer lees je in storingsvrij printen van etiketten op rol.

Wat er misgaat bij het verkeerde formaat

De gevolgen van een verkeerd formaat zijn goed te herkennen. Loopt de tekst door tot over de rand van het label, dan is je label te klein of staat de driver op een groter formaat. Zie je witte stroken tussen de afdrukken, dan is je label groter dan wat de driver denkt.

Springt de printer telkens een label door zonder te printen, dan herkent hij de labelstop niet. Dat los je op met een kalibratie. Krijg je halve labels, dan staat de driver op een ander formaat dan het label op de rol.

Blijft je barcode onleesbaar terwijl de maat klopt, dan zit het probleem elders. In waarom de scanner je verzendlabel niet leest lopen we die oorzaken langs.

Meerdere vervoerders, welk formaat kies je?

Verstuur je met twee of meer vervoerders, dan is de praktische route: één rol van 100 x 150 mm als werkpaard en één rol van 102 x 210 mm voor DHL. Twee rolhouders naast elkaar op de inpaktafel, of een printer waarin je snel wisselt.

Groeit je volume, dan wordt het interessant om twee printers neer te zetten, elk met een eigen formaat. Je verliest dan geen tijd meer met wisselen en je verzendsoftware kan per vervoerder automatisch de juiste printer aansturen. Hoe je dat inricht staat in verzendlabel maken en printen: het stappenplan.

De basis van alle keuzes rond verzendlabels vind je terug in onze complete gids over verzendlabels en verzendetiketten.

Afwijkende formaten die je tegenkomt

Naast de twee standaardmaten zijn er formaten die in specifieke situaties opduiken. Het is handig om ze te herkennen, zodat je niet onnodig een aparte rol bestelt.

105 x 148 mm is A6. Het lijkt op 100 x 150 mm en werkt bij de meeste vervoerders, maar je printer moet er wel opnieuw voor gekalibreerd worden omdat de labelstop op een andere hoogte zit.

148 x 210 mm is A5 en wordt gebruikt bij internationale zendingen met geïntegreerde douanepapieren en bij pallet- en logistieke labels met een GS1-128 barcode.

50 x 100 mm en kleiner zijn geen verzendlabels maar aanvullende etiketten: breekbaar-stickers, retourmarkeringen of interne ordernummers. Die print je vaak op dezelfde printer, maar met een aparte rol.

Linerless is geen ander formaat maar een andere opbouw, zonder rugstrook. De lengte per label stel je dan in de printer in. Dit vraagt een printer met een speciale rol en een antikleefwals.

Kleine verpakkingen en brievenbuspakjes

Een label van 100 x 150 mm is groot ten opzichte van een brievenbuspakje of een kleine doos. Toch is verkleinen geen optie, want dan krimpt de barcode mee.

De praktische oplossing is de verpakking aanpassen in plaats van het label. Kies een doos of envelop waarop het label op één plat vlak past, zonder om een rand te vouwen. Een gevouwen barcode geeft een vervormd scanbeeld en valt uit de automatische sortering.

Werk je met zachte verpakkingen zoals polybags, let dan extra op de hechting. Het materiaal beweegt mee en trekt aan de randen van het label. Extra permanente belijming is daar de veiligere keuze. Welke lijm bij welk oppervlak past staat in kleefsystemen bij etiketten.

Past het label echt niet, overweeg dan een iets grotere verpakking. Dat kost een paar cent meer aan karton, maar is goedkoper dan een zending die handmatig verwerkt moet worden.

Veelgestelde vragen over het formaat van verzendlabels

Wat is het standaardformaat van een verzendlabel?

100 x 150 mm, ook wel geschreven als 102 x 150 mm of 4 x 6 inch. Dit formaat werkt bij PostNL, UPS, DPD, GLS en FedEx. DHL vraagt een langer label van 102 x 210 mm.

Is 102 x 150 mm hetzelfde als 100 x 150 mm?

Ja. Beide zijn afrondingen van 4 x 6 inch, wat exact 101,6 x 152,4 mm is. Het verschil van twee millimeter valt binnen de tolerantie van labelprinters en vervoerders.

Waarom heeft DHL een groter label nodig?

Op het DHL-label staat naast de adresgegevens en de barcode ook een deel dat als vrachtbrief of retourstrook dient. Daardoor is het label 210 mm hoog in plaats van 150 mm.

Kan ik een verzendlabel kleiner printen?

Doe dat niet. Bij verkleinen krimpt ook de barcode, waardoor de streepjes en de rustzone te smal worden voor de scanners in het sorteercentrum. Print altijd op ware grootte.

Welke kernmaat hoort bij welk formaat?

De kernmaat hangt af van je printer, niet van het labelformaat. Desktopprinters gebruiken 25 of 40 mm, industriële printers 76 mm. Bij een grotere kern passen meer etiketten op de rol.

Welk formaat gebruik ik voor palletlabels?

Voor pallet- en SSCC-labels is 148 x 210 mm gangbaar, wat neerkomt op A5. Dat formaat biedt ruimte voor de GS1-128 barcode en de leesbare tekstregels. Meer daarover in onze uitleg over het SSCC-label.

Conclusie

Het formaat van je verzendlabel is snel bepaald: 100 x 150 mm voor vrijwel alles, 102 x 210 mm voor DHL en 148 x 210 mm als je pallets verzendt. Belangrijker dan de keuze zelf is dat je de kernmaat op je printer afstemt en het formaat ook echt in de driver instelt. Doe je dat, dan print je vanaf het eerste label foutloos.

Weet je niet zeker welk formaat en welke kern bij jouw printer horen? Vraag een sample aan bij Etikon Webshop of neem contact op, dan kijken we samen naar je verzendproces. Alle formaten vind je in onze categorie verzendlabels.