PostNL-labels printen: van aanmaken tot plakken

Een PostNL label printen is voor de meeste webshops dagelijkse routine, maar de eerste keer roept het aardig wat vragen op. Welk formaat heb je nodig, welk materiaal werkt het beste en waarom komt de barcode er soms flets uit? In dit artikel lopen we het hele traject langs, van het aanmaken van het label tot het plakken op de doos, met de instellingen die je printer nodig heeft.

Welk formaat gebruikt PostNL?

PostNL werkt met het internationale standaardformaat van 100 x 150 mm. In productomschrijvingen zie je dat ook wel als 102 x 150 mm of als 4 x 6 inch. Het gaat om hetzelfde formaat, de kleine afwijking komt door afronding van inches naar millimeters.

Op dat formaat past alles wat PostNL nodig heeft: het bezorgadres, de afzender, de barcode met het 3S-zendingnummer, de postcodebalk en de servicegegevens zoals handtekening bij ontvangst of bezorging bij de buren.

Anders dan bij DHL heb je geen langer label nodig. Dat maakt PostNL de makkelijkste vervoerder om mee te beginnen: het formaat dat je koopt voor PostNL werkt ook voor DPD, GLS, UPS en FedEx. Wat de formaten per vervoerder zijn, staat op een rij in welk formaat verzendlabel heb je nodig.

Welke PostNL-labels zijn er?

Je komt in de praktijk vier varianten tegen, allemaal op hetzelfde papierformaat van 100 x 150 mm.

Het pakketlabel is de standaard voor pakketten binnen Nederland en België. Het brievenbuspakjelabel lijkt erop, maar de zending gaat door de brievenbus en wordt niet bij de deur aangeboden. Het retourlabel geef je mee in de doos of stuur je digitaal naar de klant. En voor zendingen buiten de EU komt er een douanelabel bij, dat je meestal in een documentenhoes op de doos plakt.

Voor al deze varianten gebruik je dezelfde blanco labels. Het verschil zit in de gegevens die jouw software erop print. Je hoeft dus maar één soort rol op voorraad te hebben. Bekijk het aanbod in onze categorie PostNL verzendlabels.

Waar maak je het label aan?

Er zijn grofweg drie routes, en welke je kiest hangt af van je volume.

Verstuur je incidenteel, dan maak je het label aan in de verzendomgeving van PostNL zelf. Je vult het adres in, betaalt en downloadt een PDF die je uitprint.

Verstuur je structureel vanuit een webshop, dan loopt het via verzendsoftware die aan je webshopsysteem hangt. Die haalt de order op, kiest de vervoerder en stuurt het label rechtstreeks naar je printer. Dat scheelt overtypen en dus ook typefouten in adressen.

Werk je met een magazijnsysteem of ERP, dan komt daar labelsoftware bij die de variabele gegevens invult en de juiste printer aanstuurt. Hoe je dat inricht lees je in automatisering van etiketteerprocessen met labelsoftware.

Materiaal en belijming

PostNL-labels zijn direct thermisch. Het papier heeft een warmtegevoelige laag en de printkop brandt de afdruk erin. Geen inkt, geen toner, geen lint, alleen de rol zelf als verbruiksartikel.

Voor de lijm kies je permanent. Het label moet blijven zitten op de doos, ook als die over een sorteerband gaat en in een rolcontainer belandt. Verzend je dozen die net uit een gekoelde ruimte komen, of gebruik je ruw gerecycled karton, dan is extra permanente belijming de veiligere keuze. Die hecht sneller en laat minder snel los aan de randen.

Ga je door een koelketen of verstuur je vette of vochtige producten, dan is thermo top met een beschermende toplaag beter dan standaard thermo eco. Welke lijm bij welk oppervlak hoort staat uitgebreid in kleefsystemen bij etiketten: soorten lijm en hun toepassingen.

Zo print je een PostNL-label goed

Houd deze volgorde aan, dan is het in vijf minuten geregeld.

Plaats de rol van 100 x 150 mm in de printer en schuif de geleiders strak tegen het label, zonder te knellen. Kalibreer de printer daarna, zodat hij de labelstop herkent en weet waar het ene label eindigt en het volgende begint.

Stel in de printerdriver het papierformaat in op 100 x 150 mm. Dit is de stap die het vaakst wordt vergeten. Staat de driver nog op A4, dan schaalt Windows het label en krijg je een verkleinde afdruk met een barcode die de scanner niet leest.

Zet bij het afdrukken de schaal op honderd procent, of kies ware grootte. Vink opties als passend maken of aanpassen aan pagina uit. Print daarna één testlabel en controleer met een liniaal of de maat klopt.

Is de afdruk te licht of juist te donker, stel dan de printtemperatuur bij in het configuratieprogramma van de printer. Te weinig hitte geeft een flets label, te veel hitte laat de streepjes dichtlopen. Meer over dat afstellen staat in storingsvrij printen van etiketten op rol.

Brievenbuspakjes: waar plak je het label?

Een brievenbuspakje heeft hetzelfde label als een gewoon pakket, maar de verpakking is een stuk kleiner. Een label van 100 x 150 mm past dan niet altijd op één vlak.

Plak het label zoveel mogelijk op één plat vlak en vouw het niet om een rand. Een gevouwen barcode geeft een vervormd beeld voor de scanner en valt uit de automatische sortering. Past het label echt niet, kies dan een iets grotere verpakking. Dat is goedkoper dan een zending die handmatig verwerkt moet worden.

Let ook op de dikte. Een brievenbuspakje moet door de bus passen, en een dik opgebolde doos met een label eroverheen haalt dat niet. De maatvoering van je verpakking is dus net zo belangrijk als het label zelf.

Geen labelprinter? Zo print je op A4

Heb je geen labelprinter, dan print je het PostNL-label op een A4-stickervel met je gewone laser- of inkjetprinter. Je maakt het label los langs de gestanste lijnen of snijdt het uit.

Dat werkt tot enkele tientallen pakketten per week. Zet in het printdialoogvenster de schaal op honderd procent, anders krimpt het label mee met de printermarges. Gebruik bij voorkeur laser, want inkt van een inkjetprinter kan uitlopen bij vocht.

Ga je richting honderd pakketten per week, dan verdient een thermische labelprinter zich snel terug. Je bespaart tijd bij het inpakken, gooit geen halve vellen meer weg en hebt geen inktkosten. Welke printer bij welk volume hoort lees je in verzendlabels printen: welke printer past bij jouw volume. Vellen vind je in de categorie A4 stickervellen.

Retourlabels van PostNL

Voor retouren heb je twee routes. Je stuurt een geprint retourlabel mee in de doos, of je stuurt de klant een digitale retourlink waarmee die zelf een label aanmaakt of een QR-code laat scannen bij een servicepunt.

Een meegestuurd label verlaagt de drempel om te retourneren en dat is voor sommige webshops juist gewenst, bijvoorbeeld bij kleding. Het kost je wel labels voor pakketten die vaak niet terugkomen.

De digitale route is materiaalzuiniger en inmiddels de standaard bij veel webshops. Voor jouw labelvoorraad verandert er dan niets: alleen de uitgaande zendingen kosten labels.

Voorraad, rolwissels en opslag

Reken je verbruik simpel uit: gemiddeld aantal zendingen per week maal vier, plus tien procent marge voor misprints en drukke weken.

Op een kern van 25 mm passen bij 100 x 150 mm zo’n 120 tot 500 etiketten per rol, op een kern van 76 mm tot 1.000. Verstuur je honderd pakketten per dag met kleine rollen, dan wissel je bijna dagelijks. Met grote rollen doe je dat eens per anderhalve week. Dat is precies het soort tijdwinst waarop je een grotere printer kunt afwegen.

Thermisch papier bewaar je droog en donker, niet naast een verwarming of in de zon. Onder normale omstandigheden blijft het jaren goed. Een voorraad voor een paar maanden aanleggen is dus prima, zeker richting de drukke maanden november en december.

Werk met de oudste rol eerst. Thermisch papier verliest bij lange opslag op een warme plek langzaam contrast, en dat merk je pas als de scanner moeilijk gaat doen. Zet nieuwe rollen dus achteraan in de kast en pak van voren.

Houd tot slot bij hoeveel rollen je per maand echt opmaakt. Dat cijfer is bruikbaar bij je volgende bestelling en het laat zien of een grotere rol met een kern van 76 mm de moeite waard wordt. Bij honderd pakketten per dag scheelt dat al gauw enkele rolwissels per week.

De volledige achtergrond over verzendlabels vind je in onze complete gids over verzendlabels en verzendetiketten.

Het zendingnummer en de barcode

Op elk PostNL-label staat een zendingnummer waarmee de zending door het hele netwerk gevolgd wordt. Dat nummer staat zowel leesbaar afgedrukt als verwerkt in de barcode eronder.

Dat dubbele voorkomt gedoe: kan een scanner de code niet lezen, dan kan een medewerker het nummer alsnog overtypen. Maar dat is handwerk en dus vertraging, en precies wat je wilt voorkomen.

Naast de hoofdbarcode staat op het label een postcodebalk en een routecode. Die codes bepalen naar welk depot en welke bezorgroute de zending gaat. Ze worden op de sorteerband soms visueel gelezen, dus een vlekkerige afdruk valt daar meteen op.

Houd rond de barcode ongeveer een centimeter vrij van tekst, stickers of notities. Die witruimte, de rustzone, heeft de scanner nodig om te bepalen waar de code begint. Meer daarover in waarom de scanner je verzendlabel niet leest.

Aanbieden: ophalen, afgeven of brievenbus

Als het label eenmaal op de doos zit, kies je hoe de zending bij PostNL komt. Die keuze beïnvloedt je inpakproces meer dan je denkt.

Laat je ophalen, dan werk je met vaste ophaalmomenten en moet alles op tijd klaarstaan. Dat vraagt om een strakke cut-off in je proces: orders die na een bepaald tijdstip binnenkomen gaan de volgende dag mee.

Breng je zelf weg naar een servicepunt, dan is er meer flexibiliteit maar kost het reistijd. Bij tientallen pakketten per dag loopt dat snel op, en dan is ophalen praktischer.

Brievenbuspakjes kun je in een brievenbus deponeren, mits ze binnen de maximale afmetingen blijven. Let er dan op dat het label op één plat vlak zit en niet omkrult, want de zending gaat als eerste door een geautomatiseerde sortering.

Wil je je hele proces van order tot aanbieding strak neerzetten, kijk dan in verzendlabel maken en printen: stappenplan voor webshops.

Veelgestelde vragen over PostNL-labels printen

Welk formaat heeft een PostNL-verzendlabel?

100 x 150 mm, ook geschreven als 102 x 150 mm of 4 x 6 inch. Ditzelfde formaat werkt ook voor DPD, GLS, UPS en FedEx. Alleen DHL wijkt af met 102 x 210 mm.

Welke printer heb ik nodig voor PostNL-labels?

Een thermische labelprinter die minstens 4 inch breed print. Een resolutie van 203 dpi is ruim voldoende voor adressen en barcodes. Printlint heb je niet nodig, want PostNL-labels zijn direct thermisch.

Waarom komt mijn PostNL-label flets uit de printer?

Meestal staat de printtemperatuur te laag, of is de printkop vervuild. Stel de temperatuur bij in het configuratieprogramma en maak de printkop schoon met een reinigingsstift. Blijft het probleem, controleer dan of je labels direct thermisch zijn en niet bedoeld voor thermotransfer.

Kan ik PostNL-labels printen op gewoon papier?

Technisch kan het, maar je hebt dan tape nodig om het label vast te maken en dat is niet toegestaan als de barcode eronder komt. Gebruik zelfklevende labels, op rol of op A4-stickervel.

Waar plak ik het label op een brievenbuspakje?

Op één plat vlak, niet gevouwen om een rand. Een gevouwen barcode leest de sorteermachine niet goed. Past het label niet op één vlak, kies dan een iets grotere verpakking.

Moet ik PostNL-labels bij PostNL bestellen?

Nee. Je koopt blanco thermische labels van 100 x 150 mm bij een etikettenleverancier. Het label wordt pas een PostNL-label als jij de zendinggegevens erop print.

Conclusie

PostNL-labels printen is eenvoudig als de basis klopt: blanco thermische labels van 100 x 150 mm, een 4-inch labelprinter en een driver die op het juiste formaat staat. Kalibreer na elke rolwissel en print altijd op ware grootte, dan blijft je barcode scanbaar en gaat je zending vlot door de sortering.

Wil je zeker weten welke rol bij jouw printer past? Vraag een sample aan bij Etikon Webshop of neem contact op voor advies. Bestel direct in onze categorie PostNL verzendlabels of bekijk alle verzendlabels.