Waarom de scanner je verzendlabel niet leest (en hoe je dat voorkomt)

De barcode verzendlabel is het belangrijkste stukje van je etiket. Zolang die gescand wordt, rolt je pakket vanzelf door het sorteercentrum. Wordt hij niet gelezen, dan gaat je zending de handmatige stroom in en verlies je een dag, soms meer. In dit artikel lopen we de oorzaken langs die we in de praktijk tegenkomen, van printinstellingen tot de plek waar je het label plakt, en hoe je ze zelf opspoort.

Wat een scanner eigenlijk ziet

Een barcodescanner leest geen streepjes, hij meet contrast. Hij stuurt licht op het label en meet hoeveel er terugkomt. Zwarte streepjes weerkaatsen weinig, witte tussenruimtes veel. Uit dat patroon van hoog en laag leidt hij de cijfers af.

Daaruit volgen meteen twee eisen. De afdruk moet donker genoeg zijn ten opzichte van het papier, en de verhouding tussen streepjes en tussenruimtes moet kloppen. Wordt een streepje breder dan bedoeld, dan verandert het patroon en klopt de code niet meer.

De derde eis is de rustzone, ook wel quiet zone genoemd. Dat is de lege witruimte links en rechts van de code. De scanner gebruikt die om te bepalen waar de code begint en eindigt. Loopt er tekst of een lijn tot vlak tegen de barcode aan, dan valt die zone weg en herkent de scanner het patroon niet als een code.

Oorzaak 1: het label is verkleind geprint

Dit is met afstand de meest voorkomende oorzaak, en de vervelendste, want het label ziet er prima uit.

Wat er gebeurt: de vervoerder levert het label als PDF op ware grootte aan. Print je dat met de optie passend maken of aanpassen aan pagina, dan verkleint je printer het naar bijvoorbeeld 96 procent. De hele code krimpt mee. Streepjes worden smaller, de rustzone wordt smaller, en de scanner haalt de code net niet meer.

De oplossing is simpel. Zet in het printdialoogvenster de schaal op honderd procent of op ware grootte, en vink alle aanpasopties uit. Stel daarnaast in de printerdriver het juiste papierformaat in, dus 100 x 150 mm of 102 x 210 mm voor DHL. Staat de driver op A4, dan schaalt Windows automatisch.

Controleer het resultaat door een liniaal langs het label te leggen. Meet de code, en meet het label. Klopt de maat, dan is dit niet je probleem.

Oorzaak 2: de printtemperatuur staat verkeerd

Thermische printers hebben een instelling voor de hitte van de printkop, soms darkness of density genoemd. Die bepaalt hoe zwart je afdruk wordt.

Staat de temperatuur te laag, dan wordt de afdruk grijs in plaats van zwart. Het contrast is te klein en de scanner haakt af. Je ziet dat vooral bij snel printen, want dan heeft de kop minder tijd per punt.

Staat de temperatuur te hoog, dan lopen de streepjes uit. De zwarte lijnen worden breder dan bedoeld en de witte tussenruimtes smaller. Het label oogt mooi donker, maar de verhouding klopt niet meer en de code wordt afgekeurd. Bij extreem hoge instellingen zie je een grijze waas over het hele label.

Stel de temperatuur bij in kleine stappen en print na elke stap een testlabel. Zoek de instelling waarbij de streepjes strak begrensd zijn en het wit echt wit blijft. Meer over de afstelling staat in fouten bij thermisch etiketten printen voorkomen.

Oorzaak 3: de printkop is vuil of versleten

Een printkop bestaat uit een rij minuscule verwarmingselementen. Zit er stof, lijmresten of papierslijpsel op, dan verwarmt dat punt niet meer goed en krijg je een witte streep in de lengterichting van het label.

Loopt die streep dwars door de barcode, dan onderbreekt hij een of meerdere streepjes en is de code onleesbaar. Het label ziet er verder prima uit, wat het lastig te herkennen maakt.

Maak de printkop schoon met een reinigingsstift of een doekje met isopropylalcohol, en doe dat standaard bij elke rolwissel. Laat de kop drogen voordat je weer print. Blijft de streep terugkomen op dezelfde plek, dan is een element definitief uitgevallen en moet de kop vervangen worden.

Hoe je een printer onderhoudt en hoe lang een printkop meegaat lees je in hoe onderhoud je een labelprinter voor optimale prestaties.

Oorzaak 4: verkeerd materiaal

Niet elk etiket is geschikt voor een barcode. Glanzend materiaal weerkaatst het scannerlicht en veroorzaakt schittering, waardoor de meting mislukt. Op mat papier gebeurt dat niet.

Print je op een inkjetprinter, dan speelt uitlopen mee. Inkt trekt in het papier en de streepjes vervagen aan de randen. Dat is precies wat een scanner niet wil. Kies bij vellen daarom laser en etiketmateriaal dat daarvoor bedoeld is.

Ook gekleurde etiketten zijn een risico. Rood wordt door veel scanners gelezen als wit, waardoor een rode streepjescode onzichtbaar wordt. Houd voor barcodes zwart op wit aan, dat is en blijft de veiligste combinatie.

Achtergrond over materiaal en bedrukbaarheid staat in barcodelabels printen: materiaal, printer en houdbaarheid.

Oorzaak 5: het label zit op de verkeerde plek

Een perfect geprint label kan alsnog falen door waar het zit.

Plak je over een rand of een naad, dan buigt de barcode. De scanner krijgt een vervormd beeld en kan de verhoudingen niet meer meten. Plak dus altijd op één plat vlak.

Plak je over tape, of leg je tape over het label heen, dan geeft het glanzende plastic reflectie. Bovendien laat een label op tape sneller los. Plak direct op schoon, droog karton.

Zit het label half over een vouwlijn van de doos, dan krult het bij het sluiten omhoog en scheurt het bij de eerste aanraking. Kies een vlak in het midden van een zijde, ruim van de randen af.

Oorzaak 6: te kleine code voor je printresolutie

Een barcode heeft een minimale breedte per streepje, uitgedrukt in de smalste module. Print je op 203 dpi, dan is elke printpunt ongeveer 0,125 mm breed. Een streepje van 0,2 mm kan die printer niet maken, dus wordt het 0,125 of 0,25 mm.

Bij standaard verzendlabels speelt dat niet, want vervoerders ontwerpen hun labels voor 203 dpi. Het gaat mis zodra iemand zelf een label ontwerpt en de barcode kleiner maakt om ruimte te winnen, of als je een 2D-code als DataMatrix of QR toevoegt op een klein oppervlak.

Werk je met eigen ontwerpen en kleine codes, dan is 300 dpi de betere keuze. Voor gewone pakketlabels blijft 203 dpi voldoende. Wat je printer aankan lees je in verzendlabels printen: welke printer past bij jouw volume.

Zo test je zelf of een barcode goed is

Je hoeft geen dure meetapparatuur te hebben om de meest voorkomende problemen te vinden.

Begin met de maatcontrole: leg een liniaal langs het label en controleer of het formaat klopt met wat je besteld hebt. Klopt het niet, dan print je verkleind.

Kijk daarna met een loep of van dichtbij naar de streepjes. Zijn ze strak begrensd, of lopen ze uit in het wit? Zie je witte lijnen dwars door de code, dan is de printkop vuil.

Scan vervolgens het label met een echte scanner, niet alleen met je telefoon. Telefooncamera’s zijn vergevingsgezinder dan industriële scanners op een sorteerband. Kun je erbij, scan dan onder een hoek en op afstand, want zo gebeurt het in de praktijk ook.

Tot slot: leg een goed label naast een slecht label. Het verschil in contrast en scherpte zie je dan meteen, en dat is vaak genoeg om de oorzaak te herkennen.

Het ging al mis: wat nu?

Ligt er een pakket klaar met een label dat niet scant, plak er dan geen tweede label overheen. Twee barcodes op één doos leidt tot dubbele scans en verkeerde routering.

Verwijder het oude label of plak het volledig af met een blanco etiket, en plak daarna het nieuwe label op een schoon vlak. Zorg dat er maar één leesbare code op de doos zit.

Zijn er al zendingen onderweg met een slecht label, meld dat dan bij je vervoerder. Zij kunnen de zending op zendingnummer opzoeken en handmatig verwerken. Dat kost tijd, maar voorkomt dat een pakket zoekraakt.

Voorkom herhaling met een vaste controle: elke ochtend één testlabel printen en scannen voordat de eerste order de deur uitgaat. Dat kost een minuut en vangt een vuile printkop of een verschoven instelling meteen af. De rest van de achtergrond staat in onze complete gids over verzendlabels en verzendetiketten.

Welke barcodetypes staan er op verzendlabels?

Niet alle streepjescodes zijn hetzelfde, en dat verklaart waarom de ene code gevoeliger is dan de andere.

Code 128 is het meest gebruikte type op pakketlabels. Het is compact en kan letters en cijfers bevatten. Nadeel: er zit geen foutcorrectie in. Een beschadigd streepje maakt de code onbruikbaar.

GS1-128 is dezelfde techniek, maar met vaste aanduidingen die vertellen wat een nummer betekent, bijvoorbeeld een SSCC of een batchnummer. Je ziet dit vooral op logistieke labels en palletlabels.

2D-codes zoals DataMatrix en QR slaan informatie op in een vlak in plaats van in streepjes. Ze bevatten foutcorrectie, waardoor een deel van de code beschadigd mag zijn zonder dat de inhoud verloren gaat. Ze vragen wel meer printresolutie bij kleine afmetingen.

Voor jou als verzender is de praktische consequentie: 1D-codes zijn kwetsbaarder voor krassen en strepen, 2D-codes voor een te lage printresolutie. Meer achtergrond in GS1-barcodes uitgelegd: EAN, GTIN en GS1-128.

De scanner zelf: afstand, hoek en instellingen

Soms ligt het niet aan het label maar aan de scanner, zeker als je zelf scant bij het inpakken of in het magazijn.

Elke scanner heeft een leesafstand waarbinnen hij scherp stelt. Te dichtbij is net zo problematisch als te ver weg. Bij een handscanner ligt dat vaak tussen de vijf en dertig centimeter, afhankelijk van de grootte van de code.

De hoek telt ook mee. Recht van voren op een glanzend label geeft reflectie, waardoor de scanner alleen wit ziet. Een lichte hoek van tien tot vijftien graden lost dat meestal op.

Controleer verder of de scanner het codetype ondersteunt. Sommige scanners hebben types standaard uitgeschakeld, bijvoorbeeld 2D-codes of GS1-128. In dat geval wordt een verder perfecte code gewoon genegeerd. Dat staat in het configuratieblad van de scanner, meestal met een reeks instelbarcodes om te scannen.

Lukt het scannen bij jou wel maar bij de vervoerder niet, dan zit het probleem vrijwel zeker in de afdruk. Loop dan de zes oorzaken hierboven na, te beginnen bij de maatcontrole.

Veelgestelde vragen over barcodes op verzendlabels

Waarom wordt mijn verzendlabel niet gescand?

De meest voorkomende oorzaken zijn een verkleind geprint label, een verkeerd ingestelde printtemperatuur en een vuile printkop. Controleer eerst met een liniaal of het formaat klopt en print daarna een testlabel.

Wat is een rustzone bij een barcode?

De lege witruimte links en rechts van de code. De scanner gebruikt die om te bepalen waar de code begint en eindigt. Loopt er tekst of een lijn tot tegen de code aan, dan wordt hij niet herkend.

Hoe stel ik de printtemperatuur goed in?

Pas de darkness- of density-instelling in kleine stappen aan en print na elke stap een testlabel. Zoek de instelling waarbij de streepjes strak begrensd zijn en het wit echt wit blijft, zonder grijze waas.

Mag ik een tweede label over een slecht label plakken?

Nee. Twee leesbare barcodes op één doos leiden tot verkeerde routering. Verwijder het oude label of dek het volledig af met een blanco etiket voordat je een nieuw label plakt.

Waarom leest de scanner mijn gekleurde etiket niet?

Veel scanners lezen rood als wit, waardoor een rode barcode onzichtbaar wordt. Ook glanzend materiaal geeft reflectie. Houd voor barcodes zwart op mat wit aan.

Hoe vaak moet ik de printkop schoonmaken?

Standaard bij elke rolwissel, en vaker in een stoffige omgeving. Gebruik een reinigingsstift of isopropylalcohol en laat de kop drogen voordat je weer print.

Conclusie

Een barcode die niet gescand wordt, komt bijna altijd door een van zes dingen: verkleind printen, een verkeerde printtemperatuur, een vuile printkop, ongeschikt materiaal, een verkeerde plakplek of een te kleine code voor je resolutie. Loop ze in die volgorde na, dan heb je de oorzaak meestal binnen tien minuten gevonden.

Kom je er niet uit, of twijfel je of je materiaal wel geschikt is voor barcodes? Neem contact op met Etikon Webshop of vraag een sample aan, dan testen we het met jouw eigen printer. Bekijk ook ons aanbod verzendlabels en etikettenprinters.