Verzendlabels en verzendetiketten: de complete gids voor bedrijven

Een verzendlabel is het etiket waarmee een pakket door het netwerk van een vervoerder reist. Op dat ene stukje papier staat alles wat PostNL, DHL, UPS, DPD, GLS of FedEx nodig heeft: adresgegevens, barcode, routecode en sorteerinformatie. Gaat er iets mis met het formaat, het materiaal of de bedrukking, dan merk je dat meteen: pakketten die blijven liggen, labels die opnieuw geplakt moeten worden en klanten die bellen waar hun bestelling blijft. In deze gids zetten we op een rij welke verzendlabels er zijn, welke formaten de vervoerders hanteren en waar je op let bij materiaal, printer en kern.

We zien bij Etikon Webshop dagelijks wat er in de praktijk misgaat. Meestal niet door de vervoerder, maar door een verkeerde combinatie van labelmaat, kerngrootte en printer. Dat is jammer, want die keuze maak je één keer goed en daarna heb je er geen omkijken meer naar.

Wat is een verzendlabel precies?

Een verzendlabel, ook wel verzendetiket genoemd, is een zelfklevend etiket met de gegevens die een vervoerder nodig heeft om een pakket te bezorgen. Je maakt het aan in de verzendomgeving van de vervoerder of in je eigen verzendsoftware, waarna je het uitprint en op de doos plakt.

Technisch gezien bestaat een verzendlabel uit drie lagen: het bovenmateriaal waarop geprint wordt, de lijmlaag en de rugzijde die je eraf trekt. Bij verzendlabels is dat bovenmateriaal bijna altijd thermisch papier. Dat papier verkleurt onder invloed van warmte, waardoor de printkop de tekst en de barcode rechtstreeks in het papier brandt. Meer over die techniek lees je in ons artikel over thermische etiketten en hoe ze werken.

Wat een verzendlabel onderscheidt van een gewoon adresetiket is de barcode. Die barcode is geen decoratie, maar de sleutel tot het sorteercentrum. Sorteermachines lezen hem honderden keren per uur, vaak onder een hoek en op snelheid. Een barcode die net iets te licht is geprint of net iets te dicht bij de rand staat, valt uit de automatische sortering en gaat de handmatige stroom in. Dat kost tijd, en soms een dag vertraging.

Welke formaten gebruiken de vervoerders?

De meeste vervoerders zijn het eens over het formaat. Het label van 100 x 150 mm is de norm geworden, in productomschrijvingen ook wel aangeduid als 102 x 150 mm of 4 x 6 inch. Dat komt neer op hetzelfde formaat, de kleine afwijking zit in de manier waarop fabrikanten meten.

De praktische conclusie: verzend je met meerdere vervoerders, dan heb je meestal twee formaten op de plank liggen. Het standaardformaat van 100 x 150 mm voor het gros van je zendingen, en 102 x 210 mm voor DHL. In ons artikel over het juiste formaat verzendlabel gaan we dieper in op de maatvoering, ook voor pallets en internationale zendingen.

Thermisch, thermotransfer of laser

Voor verzendlabels bestaan drie printtechnieken, en de keuze is minder ingewikkeld dan hij lijkt.

Direct thermisch is de standaard voor verzendlabels. Het label bevat een warmtegevoelige laag, de printkop verwarmt die laag en de afdruk verschijnt. Je hebt geen inkt, toner of lint nodig. Het nadeel is dat de afdruk gevoelig is voor warmte, wrijving en uv-licht. Voor een pakket dat binnen een paar dagen bezorgd wordt, is dat geen probleem.

Thermotransfer gebruikt een printlint dat onder hitte een laag inkt op het label overbrengt. De afdruk gaat jaren mee en kan tegen vocht en schuren. Voor verzendlabels is dat vaak overkill, maar voor etiketten die maanden in een magazijn staan of buiten worden opgeslagen is het de betere keuze. Het verschil leggen we uit in direct thermisch versus thermotransfer.

Laser of inkjet op A4-vel is de oplossing voor wie af en toe verzendt en geen labelprinter heeft. Je print dan op een A4 stickervel met bijvoorbeeld drie etiketten per vel. Het werkt prima tot enkele tientallen pakketten per week. Daarboven kost het knippen, scheiden en bijhouden meer tijd dan een labelprinter je bespaart.

Kerngrootte en aantal per rol

De kern is het kartonnen hulsje in het midden van de rol. Die maat bepaalt of de rol überhaupt in je printer past, en het is de fout die we het vaakst voorbij zien komen bij een eerste bestelling.

Desktopprinters werken met een kern van 25 mm, soms 40 mm. Industriële printers hebben een kern van 76 mm nodig. Een rol met de verkeerde kern past niet op de as, of loopt scheef mee en veroorzaakt storingen.

Het aantal etiketten per rol hangt samen met die kern. Hoe groter de kern en de rolhouder, hoe meer etiketten er op passen. In onze categorie verzendlabels lopen die aantallen bijvoorbeeld van 120 etiketten per rol op een kern van 25 mm tot 1.000 etiketten per rol op een kern van 76 mm. Voor DHL-labels van 102 x 210 mm zijn dat er 210 per rol op een kleine kern en 640 op een grote.

Reken even door wat dat voor jou betekent. Verstuur je 200 pakketten per dag, dan verwissel je met kleine rollen bijna twee keer per dag de rol. Met een industriële printer en rollen van 1.000 etiketten doe je dat een keer per week. Die rekensom bepaalt vaak of een grotere printer zichzelf terugverdient.

Materiaal en belijming

Verzendlabels worden geleverd met permanente belijming. Dat is logisch: het label moet blijven zitten, van je inpaktafel tot aan de voordeur van de klant. Toch zijn er situaties waarin standaard permanente lijm niet genoeg is.

Op gerecycled karton met een ruw, stoffig oppervlak hecht lijm minder goed. Hetzelfde geldt voor koude dozen die rechtstreeks uit een gekoeld magazijn komen, of voor polybags en krimpfolie. In die gevallen kies je extra permanente belijming, die sneller en dieper aanhecht. Welke lijmsoort bij welk oppervlak past, staat uitgebreid in ons artikel over kleefsystemen en soorten lijm.

Naast de lijm speelt de toplaag een rol. Standaard thermisch papier, in de handel bekend als thermo eco, is geschikt voor normale omstandigheden. Thermo top heeft een extra beschermlaag tegen vocht, vet en olie. Verstuur je verse producten, of gaan je pakketten door een koelketen, dan is die beschermlaag het kleine prijsverschil waard. Hoe materialen zich gedragen bij kou en vocht lees je in koude- en hittebestendige etiketten.

Nog een punt dat vaak vergeten wordt: thermisch papier mag in de Europese Unie sinds 2020 geen bisfenol A meer bevatten. Alle thermische verzendlabels die je hier koopt zijn dus BPA-vrij. Dat is geen verkoopargument maar een wettelijke eis, en het is goed om te weten als je klanten ernaar vragen.

Welke printer heb je nodig?

Voor verzendlabels van 100 x 150 mm heb je een printer nodig die minstens 4 inch breed print. Een compacte 2-inch printer voor prijsetiketten kan dat niet, hoe verleidelijk de prijs ook is.

Grofweg zijn er drie klassen. Een desktopprinter is geschikt tot ongeveer honderd labels per dag en past op elke inpaktafel. Een zwaardere desktopprinter neemt honderden labels per dag aan en heeft vaak een netwerkaansluiting, zodat meerdere inpakstations hem kunnen aansturen. Een industriële labelprinter is gebouwd voor continu gebruik, duizenden labels per dag en grote rollen op een kern van 76 mm.

Kies je printer op je piekvolume, niet op je gemiddelde. In november en december ligt het aantal zendingen bij de meeste webshops fors hoger, en juist dan wil je geen printer die oververhit raakt of storing geeft. In verzendlabels printen: welke printer past bij jouw volume zetten we de klassen naast elkaar, inclusief wat je nodig hebt aan aansluitingen en dpi.

Van bestelling naar label

Het label zelf is het sluitstuk van een proces dat begint bij de bestelling. In de meeste webshops loopt dat via verzendsoftware die aan je webshopsysteem hangt. Die software haalt de order op, kiest de vervoerder, maakt het label aan en stuurt het naar de printer.

Werk je met een magazijnsysteem of ERP, dan komt daar labelsoftware bij kijken die de variabele gegevens invult: adres, ordernummer, barcode en soms een routecode. Hoe je dat inricht en welke koppelingen mogelijk zijn, beschrijven we in automatisering van etiketteerprocessen met labelsoftware.

Verstuur je ook pallets of grotere partijen naar retailers, dan komt daar het logistieke label bij. Dat is een ander verhaal dan een pakketlabel, met eigen eisen aan opbouw en nummering. Lees daarvoor onze uitleg over het SSCC-label en hoe het is opgebouwd.

Het volledige stappenplan, van order tot geplakt label, staat in verzendlabel maken en printen.

Scanbaarheid: waar het misgaat

Een verzendlabel dat er voor het oog prima uitziet, kan alsnog uit de sortering vallen. De meest voorkomende oorzaken zijn terug te voeren op drie dingen.

Ten eerste de printinstelling. Te veel hitte geeft dichtgelopen streepjes en een grijze waas, te weinig hitte geeft een flets label dat de scanner niet oppikt. Ten tweede de rustzone rond de barcode. Een barcode heeft aan weerszijden witruimte nodig, en als het label te krap is opgemaakt valt die weg. Ten derde de staat van de printkop. Een vervuilde of versleten printkop laat witte strepen achter, precies dwars door de barcode heen.

Wat je daaraan doet, staat in waarom de scanner je verzendlabel niet leest. Voor de bredere printproblemen is storingsvrij printen van etiketten op rol een goed vervolg.

Slim inkopen: hoeveel heb je nodig?

Verzendlabels zijn een verbruiksartikel, dus het loont om vooruit te kijken. Reken je gemiddelde aantal zendingen per week uit, vermenigvuldig dat met vier en tel er een marge bij op voor pieken en misprints. Dan weet je hoeveel rollen je per maand nodig hebt.

Houd rekening met twee dingen. Thermisch papier bewaar je droog, donker en niet naast een warmtebron. Onder die omstandigheden blijft het jaren goed. En bestel liever iets ruimer dan te krap: zonder labels ligt je verzendproces stil, en dat kost meer dan een extra rol op de plank.

Twijfel je over formaat, kern of hechting op jouw verpakking? Vraag een sample aan. Je test dan met je eigen printer op je eigen dozen, en weet binnen een dag of het klopt. Dat is een stuk goedkoper dan een pallet labels die niet passen.

Wat staat er eigenlijk op een verzendlabel?

Elk verzendlabel is anders opgemaakt, maar de bouwstenen zijn bij alle vervoerders hetzelfde. Als je die kent, zie je sneller of er iets ontbreekt.

Bovenaan staat het adresblok met de ontvanger en meestal ook de afzender. Daaronder zit de hoofdbarcode met het zendingnummer, de code waarmee de zending door het hele netwerk gevolgd wordt. Daarnaast staat vaak een routecode, een korte alfanumerieke aanduiding van het depot of de bezorgroute. Die wordt op de sorteerband soms ook visueel gelezen, dus die moet net zo scherp zijn als de barcode.

Verder zie je servicecodes voor bijvoorbeeld handtekening bij ontvangst, bezorging bij de buren of afgifte op een servicepunt. Bij internationale zendingen komt daar een blok met land- en douanegegevens bij, en bij DHL het vrachtbriefgedeelte onderaan.

Wat je zelf niet moet toevoegen: extra stickers, notities of promotiemateriaal in de buurt van de barcode. Alles binnen ongeveer een centimeter rond de code houd je leeg, zodat de rustzone intact blijft die scanners nodig hebben.

Verzendlabels en duurzaamheid

Steeds meer bedrijven kijken ook naar de milieukant van hun verzendproces, en bij labels valt daar meer te winnen dan je zou denken.

De grootste winst zit in de rugstrook. Bij een gewoon etiket op rol gooi je die weg: dat is per label een strook siliconenpapier die niet in het oud papier hoort. Er bestaan inmiddels linerless oplossingen zonder rugstrook, waarbij de labels tegen elkaar aan liggen met een speciale coating. Dat vraagt wel een printer die daarvoor geschikt is.

Een tweede winstpunt is het formaat. Print je alles op 102 x 210 mm terwijl het merendeel van je zendingen met 100 x 150 mm toe kan, dan gooi je per zending een derde meer papier weg. Twee rollen op de plank is dus niet alleen praktisch, maar ook zuiniger.

Verder is thermisch papier in de EU sinds 2020 BPA-vrij en zijn er varianten met FSC-gecertificeerd papier. Meer over de afwegingen daarbij lees je in duurzame etiketteringsstrategieën: de complete gids en in duurzaam etiketteren in de logistiek.

Veelgestelde vragen over verzendlabels

Welk formaat verzendlabel heb ik nodig?

Voor PostNL, UPS, DPD, GLS en FedEx gebruik je 100 x 150 mm, ook aangeduid als 102 x 150 mm of 4 x 6 inch. Voor DHL heb je een langer label nodig van 102 x 210 mm. Verstuur je met meerdere vervoerders, dan is het handig om beide formaten op voorraad te hebben.

Kan ik verzendlabels printen op een gewone printer?

Ja, maar alleen op A4-stickervellen met een laser- of inkjetprinter. Voor rollen heb je een thermische labelprinter nodig. Print je meer dan een paar tientallen pakketten per week, dan verdient een labelprinter zich snel terug in tijd en materiaal.

Wat is het verschil tussen thermo eco en thermo top?

Thermo eco is standaard thermisch papier zonder beschermlaag, geschikt voor normale omstandigheden en korte transporttijden. Thermo top heeft een toplaag die beschermt tegen vocht, vet en olie, en is de betere keuze bij koeltransport, verse producten of langere opslag.

Welke kern moet mijn rol verzendlabels hebben?

Dat hangt af van je printer. Desktopprinters werken met een kern van 25 of 40 mm, industriële printers met 76 mm. De kernmaat staat in de handleiding van je printer en in de productomschrijving van de labels. Past de kern niet, dan loopt de rol scheef mee of past hij helemaal niet op de as.

Hoe lang blijft een thermisch verzendlabel leesbaar?

Bij normale opslag en een gangbare transporttijd van enkele dagen blijft de afdruk goed leesbaar. Direct zonlicht, hitte, wrijving en oplosmiddelen laten de afdruk vervagen. Moet het label maanden leesbaar blijven, kies dan thermotransfer met een printlint in plaats van direct thermisch.

Mag ik zelf verzendlabels bestellen of moet dat bij de vervoerder?

Je bestelt de blanco labels gewoon bij een etikettenleverancier. Het label wordt pas een verzendlabel op het moment dat jij de gegevens van de vervoerder erop print. Zolang formaat, materiaal en kern kloppen, werkt dat bij elke vervoerder.

Conclusie

Een verzendlabel is een klein onderdeel van je logistiek, maar wel eentje dat je hele proces kan ophouden als de basis niet klopt. Kies het juiste formaat per vervoerder, stem de kern af op je printer, en let bij bijzondere omstandigheden op materiaal en belijming. Doe je dat goed, dan merk je er verder niets meer van, en dat is precies de bedoeling.

Weet je niet zeker welk label bij jouw printer en verpakking past? Vraag een sample aan of neem contact op met Etikon Webshop. We denken graag met je mee, kijken naar je verzendproces en adviseren wat er echt nodig is. Bekijk ons volledige aanbod verzendlabels en verzendetiketten op rol, of bestel direct online.