DHL-labels printen: formaat, materiaal en veelgemaakte fouten

Wie een DHL label printen wil, loopt vaak tegen hetzelfde probleem aan: het label past niet op de rol die er al in zit. DHL gebruikt namelijk als enige grote vervoerder in Nederland een langer verzendlabel dan PostNL, DPD, GLS en UPS. In dit artikel lees je welk formaat en materiaal je nodig hebt, hoe je het label goed uit je printer krijgt en welke fouten we in de praktijk het vaakst voorbij zien komen.

Waarom DHL een ander formaat gebruikt

Op een DHL-label staat meer dan alleen een adres en een barcode. Onderaan zit een strook die dienstdoet als vrachtbrief- of retourgedeelte, met daarop de zendinggegevens die de chauffeur of het servicepunt nodig heeft. Dat deel past niet op een label van 150 mm hoog, en daarom is het DHL-label 210 mm.

Print je een DHL-label toch op een standaard label van 100 x 150 mm, dan valt het onderste deel weg. Soms merk je dat niet meteen, want het adres en de hoofdbarcode staan bovenaan. Maar bij aanbieding van je zending, bij een retour of bij een scan onderweg mis je informatie. Dat levert vertraging op en in het slechtste geval een geweigerde zending.

Het formaat 102 x 210 mm komt overeen met de halve hoogte van een A4. Je ziet daarom ook wel eens de aanduiding 148 x 210 mm, wat volledig A5 is. Dat formaat wordt vooral gebruikt bij internationale zendingen waarbij douanepapieren aan het label vastzitten.

Welke DHL-labels bestaan er?

In de praktijk kom je vier varianten tegen, allemaal op hetzelfde papierformaat.

Het pakketlabel is de standaard voor binnenlandse en Europese zendingen. Het servicepuntlabel is grotendeels gelijk maar bevat de code van het afhaalpunt. Het retourlabel geeft je mee in de doos of stuur je digitaal naar de klant, zodat die het zelf kan printen. En bij export buiten de EU komt daar een set douanedocumenten bij, die je in een documentenhoes op de doos plakt.

Voor al deze varianten gebruik je dezelfde blanco labels. Het verschil zit in wat de verzendsoftware erop print, niet in het etiket zelf. Je hoeft dus niet vier verschillende rollen op voorraad te hebben. Bekijk het aanbod in onze categorie DHL verzendlabels.

Het juiste materiaal voor DHL-labels

DHL-labels zijn vrijwel altijd direct thermisch. Het papier bevat een warmtegevoelige laag en de printkop brandt de afdruk erin. Je hebt dus geen inkt, toner of printlint nodig, alleen de rol zelf.

Voor de belijming kies je permanent. Het label moet blijven zitten van de inpaktafel tot aan de voordeur, en het mag ook niet loskomen tijdens sorteren op een band. Verzend je dozen die uit een gekoelde ruimte komen, of gebruik je gerecycled karton met een ruw oppervlak, kies dan extra permanente belijming. Die hecht sneller en dieper.

Verstuur je verse of vette producten, dan is thermo top een overweging waard. Dat is thermisch papier met een beschermende toplaag tegen vocht, vet en olie. Standaard thermo eco vervaagt in een vochtige omgeving sneller. Meer over dat verschil en over hoe materialen zich gedragen onder wisselende omstandigheden lees je in de invloed van omgevingsfactoren op etikettenmateriaal.

Zo print je een DHL-label

Het printen zelf is niet moeilijk, mits je de volgorde aanhoudt.

Plaats eerst de rol van 102 x 210 mm in je labelprinter en zet de geleiders strak tegen het label aan, zonder te knellen. Kalibreer daarna de printer, zodat hij de labelstop op de nieuwe lengte herkent. Dat doe je met de kalibratieknop of via het configuratieprogramma van de printer. De printer voert dan een paar labels door om de lengte te meten.

Stel vervolgens in de printerdriver het formaat in op 102 x 210 mm. Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, en precies de reden waarom mensen halve labels of een verkleinde afdruk krijgen. Staat de driver op A4 of op 100 x 150 mm, dan schaalt Windows je label en verandert de barcode mee.

Maak daarna in je verzendsoftware of in de DHL-omgeving het label aan, kies bij het afdrukken de labelprinter en zet de schaal op honderd procent of op ware grootte. Print één testlabel, leg er een liniaal langs en controleer of de maten kloppen. Klopt het, dan staat je printer goed voor alle volgende labels.

Met of zonder scheurperforatie

Rollen met DHL-labels zijn er in twee uitvoeringen. Met scheurperforatie zit er een horizontale perforatie in het label, zonder perforatie is het label één geheel.

Werk je met een printer met snijmes of afpelfunctie, dan heb je geen perforatie nodig. De printer levert het label al los aan. Scheur je de labels met de hand van de rol, dan werkt een perforatie prettiger en houd je een rechte scheurrand.

Er is nog een reden om erover na te denken. Bij retouren en bij afgifte op een servicepunt wordt soms een strook van het label gescheurd als bewijs. Zit de perforatie op de juiste plek, dan scheelt dat knippen aan de balie of aan je inpaktafel.

Vijf fouten die we het vaakst zien

Loopt het printen zelf niet lekker, kijk dan ook in fouten bij thermisch etiketten printen voorkomen.

DHL-labels printen zonder labelprinter

Heb je geen labelprinter, dan kun je het DHL-label op een A4-vel printen met je gewone laser- of inkjetprinter. Je gebruikt dan een A4 stickervel en snijdt of scheurt het label los.

Dat werkt prima als je een paar pakketten per week verstuurt. Let er wel op dat je in het printdialoogvenster de schaal op honderd procent zet en niet op passend maken. Anders krimpt het label mee met de marges van je printer.

Bij tientallen pakketten per week wordt het snel onhandig. Je bent tijd kwijt aan snijden, de rest van het vel gaat verloren en de kans op een verkeerd gesneden barcode neemt toe. Vanaf dat punt verdient een thermische labelprinter zich snel terug. Welke printer bij welk volume hoort staat in verzendlabels printen: welke printer past bij jouw volume.

Retourlabels: meesturen of digitaal?

Voor retouren heb je twee routes. Je stuurt een geprint retourlabel mee in de doos, of je stuurt de klant een link waarmee die zelf een label aanmaakt.

Een meegestuurd label is klantvriendelijk en verlaagt de drempel om te retourneren. Je print het op hetzelfde formaat als een gewoon DHL-label. Het nadeel is dat je labels print voor pakketten die misschien nooit terugkomen.

De digitale route bespaart materiaal en is inmiddels gangbaar. De klant print zelf, of laat het label bij een servicepunt scannen vanaf een QR-code. Voor jou als verzender verandert er dan niets aan je labelvoorraad.

Verwerk je veel retouren, dan is het slim om de retourstroom apart in te richten in je verzendsoftware, met een eigen printer of printerwachtrij. Hoe je dat opzet lees je in verzendlabel maken en printen.

Hoeveel DHL-labels heb je op voorraad nodig?

Reken met je aantal DHL-zendingen per week, vermenigvuldigd met vier voor een maand, plus een marge van ongeveer tien procent voor misprints en pieken.

Op een kern van 25 mm passen ongeveer 210 DHL-labels per rol, op een kern van 76 mm ongeveer 640. Verstuur je vijftig DHL-pakketten per dag, dan ben je met kleine rollen elke vier dagen aan het wisselen en met grote rollen ongeveer eens per twee weken.

Thermisch papier bewaar je droog en donker, niet naast de verwarming of in direct zonlicht. Onder normale omstandigheden blijft het jaren goed, dus een voorraad van een paar maanden is geen probleem.

De volledige achtergrond over formaten, materialen en printers staat in onze complete gids over verzendlabels en verzendetiketten.

DHL-labels bij internationale zendingen

Binnen Nederland en de EU volstaat het gewone DHL-label van 102 x 210 mm. Gaat je zending buiten de EU, dan komt er meer bij kijken.

Je krijgt dan naast het verzendlabel een handelsfactuur en douanedocumenten. Die documenten horen in een transparante documentenhoes op de doos, niet los onder het label. Zorg dat de barcode van het verzendlabel nooit onder plastic verdwijnt, want dat geeft reflectie bij het scannen.

Vul de inhoudsomschrijving en de goederencode zorgvuldig in. Een onduidelijke omschrijving is de meest voorkomende reden dat een zending bij de douane blijft liggen, en dat kost meer tijd dan welk labelprobleem ook.

Verstuur je regelmatig buiten de EU, dan zijn labels met extra permanente belijming verstandig. Zendingen zijn langer onderweg en wisselen vaker van vervoerder, met meer wrijving en temperatuurwisselingen tot gevolg.

Controleer je DHL-label voor je aanbiedt

Een korte controle aan de inpaktafel voorkomt gedoe bij de aanbieding. Loop deze vier punten na.

Meet het label. Leg er een liniaal langs. Is het 210 mm hoog, dan heb je op ware grootte geprint. Is het korter, dan heeft je printer geschaald en is de barcode versmald.

Kijk naar het onderste blok. Het vrachtbriefgedeelte moet volledig zichtbaar zijn, met alle tekst leesbaar. Ontbreekt het, dan gebruik je een te kort label.

Beoordeel het contrast. De streepjes moeten diepzwart zijn en het papier wit. Een grijzige afdruk betekent te lage printtemperatuur of een vervuilde printkop.

Check de plakplek. Eén plat vlak, geen vouw, geen tape eroverheen, ruim van de randen af.

Gaat er structureel iets mis, loop dan de oorzaken langs in waarom de scanner je verzendlabel niet leest.

Veelgestelde vragen over DHL-labels printen

Welk formaat heeft een DHL-verzendlabel?

102 x 210 mm, met een minimum van 100 x 210 mm. Dat is langer dan het standaard verzendlabel van 100 x 150 mm dat PostNL, DPD, GLS en UPS gebruiken.

Kan ik een DHL-label op 100 x 150 mm printen?

Niet zonder informatie te verliezen. Het onderste deel van het label, met het vrachtbrief- of retourgedeelte, valt dan weg. Gebruik altijd een label van 102 x 210 mm.

Heb ik voor DHL-labels een speciale printer nodig?

Nee, elke thermische labelprinter die 4 inch breed print en labels van 210 mm lang aankan, voldoet. Wel moet je het formaat in de printerdriver instellen en de printer kalibreren na het wisselen van rol.

Wat is het verschil tussen labels met en zonder scheurperforatie?

Bij een perforatie kun je een deel van het label met de hand afscheuren, wat handig is bij handmatig werken en bij retourstroken. Heeft je printer een snijmes of afpelfunctie, dan is een perforatie overbodig.

Waarom wordt mijn DHL-label niet gescand?

De meest voorkomende oorzaken zijn een verkleind geprint label, een te lage of te hoge printtemperatuur en een vervuilde printkop. Print altijd op ware grootte en maak de printkop regelmatig schoon.

Moet ik DHL-labels bij DHL zelf bestellen?

Nee. Je bestelt blanco thermische labels van 102 x 210 mm bij een etikettenleverancier. Het label wordt pas een DHL-label zodra jij de zendinggegevens erop print.

Conclusie

DHL-labels printen is eenvoudig zodra de basis klopt: het juiste formaat van 102 x 210 mm, direct thermisch papier met permanente belijming, en een printer die op dat formaat is ingesteld en gekalibreerd. Dan print je vanaf het eerste label goed, en gaat er onderweg niets mis in het sorteercentrum.

Weet je niet zeker welke rol bij jouw printer past? Vraag een sample aan bij Etikon Webshop of neem contact op, dan kijken we mee. Bestel direct in onze categorie DHL verzendlabels.