UPS-, DPD-, GLS- en FedEx-labels: waar moet je op letten?

Verstuur je met meerdere vervoerders, dan is de vraag al snel of je voor elk een ander etiket nodig hebt. Bij een UPS label, een DPD-label, een GLS-label of een FedEx-label is het antwoord geruststellend: ze werken allemaal met hetzelfde standaardformaat. Toch zijn er verschillen die je moet kennen, vooral zodra je de grens over gaat. In dit artikel zetten we per vervoerder op een rij waar je op let, welk materiaal past en hoe je meerdere vervoerders praktisch combineert op één inpaktafel.

Eén formaat voor vier vervoerders

UPS, DPD, GLS en FedEx werken met labels van 100 x 150 mm, ook aangeduid als 102 x 150 mm of 4 x 6 inch. Dat is hetzelfde formaat dat PostNL gebruikt, en dus hetzelfde formaat dat waarschijnlijk al in je printer zit.

Dat is goed nieuws voor je voorraad. Of je nu vandaag met DPD verstuurt en morgen met GLS, je pakt dezelfde rol. Het verschil zit puur in wat de verzendsoftware op het label print: een ander barcodetype, een andere routecode en een ander logo.

De enige vervoerder die uit de pas loopt is DHL, met een label van 102 x 210 mm. Verstuur je ook met DHL, dan heb je twee formaten nodig. In welk formaat verzendlabel heb je nodig staan alle maten per vervoerder overzichtelijk bij elkaar.

UPS: standaard binnen Europa, extra papieren daarbuiten

Voor zendingen binnen Nederland en Europa is een UPS-label een gewoon thermisch etiket van 100 x 150 mm. Je maakt het aan in je verzendsoftware of in de zakelijke omgeving van UPS en print het rechtstreeks op je labelprinter.

Gaat de zending de EU uit, dan verandert er iets. Naast het verzendlabel krijg je dan een handelsfactuur en soms aanvullende douanedocumenten. Die worden vaak op A4 aangeleverd en gaan in een transparante documentenhoes op de doos. Het verzendlabel zelf blijft gewoon 100 x 150 mm.

Bij sommige exportstromen gebruikt UPS een gecombineerd label van 148 x 210 mm, waarbij het onderste deel dienstdoet als afscheurbare strook. Werk je veel met export, kijk dan of je software dat formaat aanstuurt. Bekijk het aanbod in onze categorie UPS labels.

DPD: pakketten en retourstromen

DPD werkt eveneens met 100 x 150 mm. Het DPD-label valt op door de brede barcode onderaan, die door de sorteercentra gescand wordt. Juist die code is gevoelig voor een verkleinde afdruk: als je het label niet op ware grootte print, versmallen de streepjes en haakt de scanner af.

DPD-retourlabels hebben hetzelfde formaat als een gewoon verzendlabel. Je kunt ze meesturen in de doos of digitaal naar je klant sturen. Verwerk je veel retouren, dan is het handig om die stroom apart in je verzendsoftware in te richten, zodat retourlabels op een aparte printer of wachtrij belanden.

Verzend je pallets of grotere partijen via DPD, dan komt er een logistiek label bij met een GS1-128 barcode. Dat is een ander soort label dan een pakketlabel, met eigen eisen aan opbouw en nummering. Lees daarvoor wat is een SSCC-label en hoe is het opgebouwd.

GLS: hetzelfde etiket, andere codes

Ook GLS gebruikt 100 x 150 mm. De opbouw van het label is vergelijkbaar met dat van DPD en PostNL: adresblok bovenaan, barcode met zendingnummer, routecode voor het depot.

Wat bij GLS opvalt is dat de routecode groot en zwart wordt afgedrukt. Die code wordt op de sorteerband ook visueel gelezen, dus een vlekkerige afdruk valt eerder op dan bij andere vervoerders. Zorg voor een schone printkop en een goed afgestelde printtemperatuur.

Voor GLS geldt hetzelfde als voor de andere vervoerders: het etiket dat je koopt is blanco. Het wordt pas een GLS-label als jouw software de gegevens erop print. Bekijk de mogelijkheden in onze categorie GLS labels.

FedEx: export en documenten

FedEx wordt in Nederland vooral gebruikt voor internationale zendingen en spoedleveringen. Het verzendlabel zelf is opnieuw 100 x 150 mm.

Bij export buiten de EU krijg je een set documenten mee: handelsfactuur, eventueel een certificaat van oorsprong en douaneformulieren. Die documenten horen in een documentenhoes, niet los onder het label geplakt. Zorg dat de barcode van het verzendlabel nooit onder plastic of tape verdwijnt, want dat geeft reflecties bij het scannen.

Verstuur je regelmatig naar landen buiten de EU, dan is het slim om labels met extra permanente belijming te gebruiken. Zendingen zijn dan langer onderweg, gaan vaker over van vervoerder op vervoerder en komen soms in ruimtes met wisselende temperatuur. Bekijk onze FedEx labels.

Wanneer heb je 148 x 210 mm nodig?

Het formaat 148 x 210 mm is A5. Je komt het tegen bij internationale zendingen met geïntegreerde douanepapieren en bij pallet- en logistieke labels.

De reden is ruimte. Op een A5-label past naast het adresblok en de barcode ook een tekstblok met douanegegevens of, bij een palletlabel, de GS1-128 code met de leesbare tekstregels eronder.

Voor de meeste webshops is dit formaat niet nodig. Lever je aan retailers of distributiecentra, dan wel. Op een kern van 76 mm passen ongeveer 950 labels van 148 x 210 mm, dus een rol gaat lang mee. Meer over de logistieke variant lees je in welke barcode-etiketten kies je voor magazijn en logistiek.

Materiaal en belijming bij internationale zendingen

Binnen Nederland is een zending meestal binnen een dag of twee bezorgd. Internationaal duurt dat langer, en dat stelt andere eisen aan je label.

Standaard thermisch papier, thermo eco, is gevoelig voor warmte, wrijving en uv-licht. Ligt een pakket dagenlang in een warme container of staat het in de zon op een laadperron, dan kan de afdruk vervagen. Thermo top heeft een beschermende toplaag die daar beter tegen kan, en tegen vocht, vet en olie.

Voor de lijm geldt hetzelfde principe. Op een gladde doos hecht standaard permanente lijm prima. Op ruw gerecycled karton, op koude dozen of op folie kies je extra permanente belijming. Welke combinaties werken staat in waarom de combinatie van materiaal en lijm bepalend is voor labelprestaties.

Moet het label maanden of jaren leesbaar blijven, bijvoorbeeld op een pallet die in een buitenmagazijn staat, dan is direct thermisch niet de juiste keuze. Ga dan naar thermotransfer met een printlint. Het verschil staat uitgelegd in direct thermisch versus thermotransfer.

Meerdere vervoerders op één inpaktafel

Zodra je met drie of vier vervoerders werkt, wordt de inrichting van je werkplek belangrijker dan de labels zelf.

De simpelste opzet is één printer met 100 x 150 mm voor UPS, DPD, GLS, FedEx en PostNL, en een tweede printer met 102 x 210 mm voor DHL. Zo hoeft niemand meer rollen te wisselen en kan je verzendsoftware per vervoerder automatisch de juiste printer aansturen.

Werk je met één printer, spreek dan af wanneer je wisselt. Bijvoorbeeld eerst alle DHL-zendingen op een dag, daarna de rest. Wisselen kost telkens een kalibratie en een testlabel, en dat loopt op als je het tien keer per dag doet.

Zit je met meerdere inpakstations, dan wil je printers in het netwerk hangen in plaats van via USB. Hoe je dat inricht en wat je software daarvoor nodig heeft staat in verzendlabel maken en printen: stappenplan voor webshops.

Voorraad bijhouden per vervoerder

Omdat vier van de vijf grote vervoerders hetzelfde formaat gebruiken, hoef je maar twee soorten labels op voorraad te houden. Dat maakt je inkoop een stuk eenvoudiger.

Reken je verbruik uit over alle vervoerders samen, behalve DHL. Neem het aantal zendingen per week, maal vier, plus tien procent marge. Voor DHL doe je dezelfde som apart.

Houd bij het bestellen rekening met de kernmaat van je printer: 25 of 40 mm bij een desktopprinter, 76 mm bij een industriële machine. En let op de maximale roldiameter, want een rol van 1.000 etiketten past niet in elke behuizing. De volledige achtergrond staat in onze complete gids over verzendlabels en verzendetiketten.

Barcodetypes per vervoerder

Alle vervoerders gebruiken streepjescodes, maar niet allemaal hetzelfde type. Dat is meestal geen zorg voor jou, want de software van de vervoerder genereert de code. Toch is het handig te weten wat je ziet.

De meeste pakketlabels bevatten een Code 128 barcode. Die kan letters en cijfers bevatten en is compact. Bij logistieke zendingen zie je GS1-128, waarin naast het nummer ook aanduidingen zitten die vertellen wat het nummer betekent, bijvoorbeeld een SSCC of een houdbaarheidsdatum.

Daarnaast kom je steeds vaker 2D-codes tegen zoals DataMatrix en QR. Die bevatten meer informatie op minder oppervlak en zijn beter bestand tegen beschadiging, omdat ze foutcorrectie hebben. Ze vragen wel een scanner die 2D kan lezen.

Voor jouw labelkeuze verandert dit weinig, met één uitzondering: hoe kleiner de code, hoe belangrijker een scherpe afdruk. Print je veel 2D-codes op klein formaat, dan is 300 dpi verstandiger dan 203 dpi. Meer daarover in GS1-barcodes uitgelegd.

Retouren bij internationale zendingen

Retouren binnen Nederland zijn eenvoudig: label mee of digitaal aanbieden. Over de grens ligt dat anders.

Bij een retour vanuit een ander EU-land moet het label geldig zijn voor dat land, en dat kan niet met een Nederlands retourlabel. Verzendplatforms lossen dat op met landspecifieke retourlabels die de klant zelf aanmaakt.

Komt een zending terug van buiten de EU, dan spelen ook douanegevolgen mee. Een retourzending moet als zodanig aangemerkt zijn, anders betaal je opnieuw invoerrechten over je eigen producten. Regel dat in je retourproces en niet achteraf.

Voor je labelvoorraad verandert er weinig: retourlabels hebben hetzelfde formaat als gewone verzendlabels. Wel is het slim om de retourstroom in je software apart in te richten, zodat retourlabels bij het juiste station uitkomen.

Wat een verkeerd label je kost

Het verschil tussen een goed en een verkeerd verzendlabel lijkt klein, tot je uitrekent wat er misgaat. Een zending die uit de automatische sortering valt, wordt handmatig verwerkt. Dat kost meestal een dag vertraging en levert bij je klantenservice vragen op over de bezorging.

Komt een label los, dan is de zending in het ergste geval niet meer te herleiden. Dan volgt een onderzoek bij de vervoerder, een vervangende levering of een creditnota. De kosten daarvan lopen al snel op tot een veelvoud van de prijs van een hele rol labels.

Dat is precies waarom het loont om vooraf een sample te testen op je eigen verpakking, met je eigen printer. Een dag testen voorkomt maanden gedoe. Bekijk het volledige aanbod bij verzendlabels.

Veelgestelde vragen over UPS-, DPD-, GLS- en FedEx-labels

Welk formaat heeft een UPS-label?

100 x 150 mm, hetzelfde standaardformaat als PostNL, DPD, GLS en FedEx. Bij internationale zendingen met geïntegreerde douanepapieren kom je soms 148 x 210 mm tegen.

Kan ik dezelfde labels gebruiken voor DPD en GLS?

Ja. Beide werken met 100 x 150 mm en met direct thermisch papier. Je hoeft dus geen aparte rollen per vervoerder op voorraad te hebben.

Heb ik voor FedEx speciale labels nodig?

Nee, het verzendlabel is een gewoon thermisch etiket van 100 x 150 mm. Wat erbij komt zijn de douanedocumenten voor export buiten de EU, en die horen in een documentenhoes op de doos.

Waarom wijkt DHL af van de rest?

Op het DHL-label staat onderaan een vrachtbrief- of retourgedeelte. Daardoor is het label 210 mm hoog in plaats van 150 mm, en heb je er een aparte rol voor nodig.

Welk materiaal kies ik voor internationale zendingen?

Voor langere transporttijden en wisselende omstandigheden is thermo top met beschermlaag verstandiger dan standaard thermo eco. Combineer dat met extra permanente belijming als je dozen ruw, koud of vochtig zijn.

Kan ik met één printer meerdere vervoerders bedienen?

Ja, zolang ze hetzelfde formaat gebruiken. Voor UPS, DPD, GLS, FedEx en PostNL volstaat één printer met 100 x 150 mm. Voor DHL is een tweede printer of een rolwissel nodig.

Conclusie

UPS, DPD, GLS en FedEx delen hetzelfde labelformaat, en dat maakt je voorraad en je werkplek eenvoudig. Eén rol van 100 x 150 mm bedient het gros van je zendingen, met een tweede rol voor DHL. Waar je wel op let is het materiaal: langere internationale routes vragen om een beschermde toplaag en stevigere lijm.

Wil je advies over welke labels bij jouw vervoerders en verpakking passen? Neem contact op met Etikon Webshop of vraag een sample aan. Bekijk alle verzendlabels of ga direct naar verzendetiketten op rol.